Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy
Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Tomáš Šimek

Office 2013

podrobný průvodce

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Vydala Grada Publishing, a.s.
U Průhonu 22, 170 00  Praha 7
tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400
www.grada.cz
jako svou 5229. publikaci

Odpovědný redaktor Petr Somogyi
Sazba Petr Somogyi
Počet stran 256
První vydání, Praha 2013

© Grada Publishing, a.s., 2013

V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků.

Vytiskla Tiskárna v Ráji, s.r.o., Pardubice

ISBN 978-80-247-4731-6

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

E-knihu ve formátu EPUB vytvořil Petr Somogyi

ISBN 978-80-247-8618-6 (ve formátu PDF)
ISBN 978-80-247-8619-3 (ve formátu EPUB)

Úvod

Kniha, kterou držíte v ruce, se zabývá popisem vlastností a funkcí kancelářského balíku Microsoft Office 2013 pro domácnosti. Ten obsahuje textový editor Microsoft Word, tabulkový kalkulátor Microsoft Excel, prezentační program Microsoft PowerPoint a program pro organizovaný přístup k poznámkám a dokumentům Microsoft OneNote. Každý z těchto programů je určen pro zpracování jiného typu informací a má svoje specifické rysy. Z tohoto důvodu tvoří velkou část knihy popis samotných programů a jejich funkcí.

Protože se jedná o programy tvořící jednotný balíček, je jejich podstatnou vlastností totožné ovládání. Funkce, které musí obsahovat všechny programy, jsou prakticky shodné – nezávisle na tom, zda je použijete ve Wordu, Excelu či PowerPointu. Máme na mysli například práci se soubory, jejich otevírání, ukládání, zabezpečení, práci s nápovědou a řadu dalších úkonů. Kromě těchto funkcí jsou k dispozici moduly, které se využívají ve všech programech stejně. Jedná se o práci s objekty: obrázky, chytrými diagramy, matematickými výrazy a podobně. Tyto společné funkce jsou v knize popsány v samostatných kapitolách, protože je zbytečné věnovat se jim opakovaně u každého programu z balíku Office.

Další z příjemných vlastností balíčku Office je přenášení údajů mezi programy. Informace zpracujete v programu, který je k tomu určen, a pak je přesunete do finálního dokumentu. Typickým příkladem je zpracování tabulky se složitějšími výpočty v Excelu, kterou pak přenesete a začleníte do dokumentu ve Wordu nebo do prezentace PowerPointu.

Podmínkou efektivního využití programů Office je kromě podporovaného prohlížeče internetové připojení. Jen v takovém případě můžete využívat sdílený úložný prostor v cloudu, abyste měli své dokumenty k dispozici odkudkoliv a z různých zařízení, která používáte – ať již je to klasický notebook, tablet nebo chytrý telefon –, a také abyste své dokumenty mohli sdílet s ostatními uživateli.

S balíčkem Office získáváte skutečně ohromné množství různých funkcí, v každodenní práci budete ale využívat jen jejich část. Abychom zachovali rozumný rozsah knihy, zaměřili jsme se hlavně na ty nejvyužívanější vlastnosti programů, které prezentujeme na praktických příkladech. V každém případě je rozsah informací bohatě dostatečný k tomu, abyste po jejím přečtení dokázali vytvořit pro všemožná odvětví běžného života libovolný profesionální dokument, prezentaci nebo poměrně obsáhlou tabulku.

První kapitola knihy je společná pro všechny programy balíčku Office a najdete v ní postupy, jak pracovat se soubory, popis pracovního prostředí a práce s nápovědou. Další čtyři kapitoly jsou zaměřeny na jednotlivé programy balíčku – na Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Ve zbytku knihy se pak vracíme ke společným funkcím programů Office. Šestá kapitola se zabývá společnými moduly, jako je práce s obrázky, grafy, diagramy či matematickými výrazy. Poslední, sedmá kapitola proniká do problematiky předávání údajů mezi programy, distribuce a sdílení dokumentů.

Hodně úspěchů při práci s programy Microsoft Office přeje

Tomáš Šimek

1.Práce s programy a se soubory

V první kapitole knihy se zaměříme na to, jak jednotlivé programy spustit a jak otevřít soubor, s nímž chcete pracovat. Jednotné ovládání programů balíčku Office zajišťuje, že postupy jsou shodné, ať již pracujete ve Wordu, Excelu či PowerPointu.

1.1Spuštění programů Office a ukončení práce

Program z balíku Office lze spouštět několika způsoby. Předvedeme vám ty nejčastější postupy a dozvíte se také, jak můžete práci s programy Office ukončit.

1.1.1Spuštění Wordu pomocí tlačítka Start

Základní možností je výběr programu z nabídky Start. Postup spuštění je stejný nejen pro všechny programy Office, dají se takto spustit všechny aplikace instalované v systému Windows.

1.Stiskněte tlačítko Start.

2.Vyhledejte položku Word 2013, Excel 2013, PowerPoint 2013 nebo OneNote2013 a klepněte na ni.

Obrázek 1.1: Nabídka Start

Nenajdete-li programy ve zkrácené nabídce, klepněte na Všechny programy, pak vyhledejte Microsoft Office 2013 – tam již bude příslušná položka k dispozici.

Do zkrácené nabídky umístíte položku tak, že ji najdete v seznamu nabídky Start, klepnete na ni pravým tlačítkem myši a vyberete příkaz Připnout k nabídce Start.

1.1.2Spuštění programu Office pomocí ikony

Kromě toho, že se programy Office nacházejí v seznamu programů, který získáte po otevření nabídky Start, můžete si na pracovní plochu umístit zástupce a Word, Excel, PowerPoint i OneNote spouštět jeho pomocí – stačí poklepat na ikonu příslušného zástupce.

Ikonu umístíte na pracovní plochu tak, že najdete příslušný program v nabídce Start, klepnete na něj pravým tlačítkem myši, vyberete příkaz Kopírovat. Pak klepnete pravým tlačítkem myši na ploše a vyberete příkaz Vložit zástupce.

Obrázek 1.2: Zástupci programů Office na pracovní ploše

1.1.3Spuštění programu Office otevřením souboru

Systém Windows nabízí při otevírání souborů maximální urychlení. Z tohoto důvodu je v nabídce Start seznam s naposledy upravovanými soubory (dokumenty, tabulkami, prezentacemi apod.). Najdete-li mezi nimi požadovaný dokument, můžete současně spustit příslušný program a otevřít soubor.

1.Stiskněte tlačítko Start a najděte ikonu programu, ve kterém chcete prohledat naposledy zpracovávané dokumenty.

2.Klepněte na šipku vedle názvu programu, roztáhne se seznam dokumentů.

3.Klepněte na soubor, který chcete otevřít. Tím se nejprve spustí příslušný program Office a v něm otevře zvolený dokument.

1.1.4Ukončení práce s programem

Programy Office můžete ukončit několika způsoby. Nikdy se však nezapomeňte přesvědčit, že máte uložené všechny ještě otevřené dokumenty!

První možností je zadat příkaz Soubor a vybrat položku Zavřít. V případě, že některý z otevřených dokumentů není uložen, vyzve vás program Office k jeho uložení. Můžete vybrat Uložit (změny se uloží a ukončí se práce programu), Neukládat (změny se neuloží, ale ukončí se práce s programem), Storno (provede se návrat do programu Office bez jeho ukončení, aniž by byly provedeny nějaké změny).

Obrázek 1.3: Pojistka proti ukončení programu bez uložení naposledy provedených změn

Libovolný program z balíku Office lze ukončit též tlačítkem v pravém horním rohu okna, stisknutím klávesové zkratky ALT+F4 nebo klepnutím na tlačítko s obrázkem programu v levém horním rohu a volbou Zavřít.

1.2Okno programů Microsoft Office a ovládání programu

Po spuštění programu z balíčku Office se objeví standardní okno. Obsahuje jednak pracovní plochu („prázdný list papíru“), na které budete pracovat s dokumentem, tabulkou nebo prezentací, jednak ovládací prvky – tlačítka, příkazy (jejichž pomocí budete spouštět jednotlivé funkce) a stavový řádek.

Obrázek 1.4: Okno aplikace Microsoft Word 2013, okna ostatních programů jsou obdobná

1.2.1Součásti okna programů Microsoft Office

Vlevo nahoře se nachází panel nástrojů Rychlý přístup, na kterém jsou umístěna nejčastěji používaná tlačítka tak, abyste je měli vždy po ruce. Standardně se zde nacházejí tlačítka pro otevření a uložení souboru, návrat zpět či krok dopředu, resp. opakování naposledy provedené akce a rychlý tisk dokumentu.

Následuje pruh s názvem otevřeného souboru a tlačítka pro zobrazení nápovědy, práci s oknem (jeho minimalizaci, maximalizaci přes celou obrazovku, resp. obnovení velikosti okna), práci s pásem karet a ukončení programu.

Pod horním pruhem se nachází pás karet. Na něm vidíte záložky pro základní karty. Každá karta obsahuje množství tlačítek. Klepnutím na záložku se tlačítka na pásu karet změní, protože se objeví jiná karta obsahující jinou sadu tlačítek. Některé karty se objeví až v určité situaci, například karty pro úpravy obrázků odhalíte až v okamžiku, kdy do dokumentu, tabulky či prezentace vložíte obrázek a označíte ho.

Pás karet můžete zmenšit pouze na záložky, poklepete-li na aktivní záložku. Tlačítka se opět objeví, klepnete-li na nějakou záložku.

Nastavení pásu karet provedete tlačítkem .

Obrázek 1.5: Zmenšený pás karet

Obrázek 1.6: Nastavení pásu karet

Pro posun výřezu obrazovky slouží vodorovný a svislý posuvník. Ten vodorovný se zobrazí pouze v případě, kdy se stránka v dané velikosti zobrazení nevejde do okna.

Obrázek 1.7: Nastavení stavového řádku

Úplně dole v okně je pak stavový řádek obsahující informace o stavu programu. Vpravo jsou tlačítka pro změnu typu a velikosti zobrazení. Nejvíce informací najdete ve stavovém řádku v programu Word, kde se zde nachází číslo stránky, na níž právě pracujete, celkový počet stránek v dokumentu, číslo oddílu, počet slov, nastavený jazyk a další informace. V PowerPointu zde vidíte číslo aktuálního snímku a tlačítka pro práci s poznámkami a komentáři. Excel na tomto místě zase nabízí stav, v jakém se nachází přepočítávání tabulky (zpravidla zde najdete informaci o tom, že je vše přepočítáno a Excel je připraven pro další činnosti). Ukládáte-li větší soubor, což trvá pár vteřin, všimnete si zde signalizace průběhu ukládání.

Informace zobrazené ve stavovém řádku si můžete přizpůsobit, klepnete-li na něj pravým tlačítkem myši – největší výběr máte ve Wordu, což vidíte na obrázku 1.7.

1.2.2Funkce tlačítek v pásu karet

V pásu karet je seskupena většina ovládacích prvků programů Office. Protože je nelze mít zobrazené všechny najednou, jsou umístěny na jednotlivých kartách. Karty mají viditelný název (záložku), klepnutím na záložku pak zobrazíte tlačítka a příkazy dané karty.

Je-li v textu knihy uvedeno „na kartě Domů“, musíte nejprve zjistit, jaká karta je právě zobrazena. Není-li to karta Domů, klepněte na její záložku.

Obrázek 1.8: Aktivována (v popředí) je karta Návrh textového editoru Word

Zastánci zadávání příkazů pomocí klávesnice a kombinace klávesy ALT s podtrženým písmenem v daném příkazu nemusí být smutní, protože na vyžádání respektují programy Office i pokyny zadávané touto formou. Stiskněte klávesu ALT. Vedle tlačítek se objeví klávesy, po jejichž zadání je aktivováno dané tlačítko.

Obrázek 1.9: Zadávání příkazů pomocí klávesnice

Režim ukončíte klávesou ESC nebo opětovným stisknutím klávesy ALT.

1.2.3Nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup

Několik nejčastěji používaných tlačítek najdete v panelu nástrojů Rychlý přístup. Do tohoto panelu můžete sami umístit tlačítka pro provedení různých akcí. Jednejte však rozvážně a mějte zde skutečně jen ta tlačítka, která pravidelně používáte, ať vám zde zbytečně nezabírají místo.

Několik tlačítek, která byste mohli do panelu zařadit, najdete v přímé nabídce:

1.Klepněte na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup.

2.Označte příkaz, který chcete do panelu zařadit.

Další příkazy a funkce můžete přidat do panelu takto:

1.Klepněte pravým tlačítkem myši v oblasti panelu nástrojů Rychlý přístup.

2.Zadejte příkaz Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup.

3.V rozevíracím seznamu Zvolit příkazy z vyberte skupinu činností s tlačítkem té funkce, kterou chcete do panelu přidat.

4.V seznamu dole označte požadovanou funkci.

5.Stiskněte tlačítko Přidat.

6.Po skončení nastavování tlačítek zavřete dialogové okno klepnutím na tlačítko OK.

Obrázek 1.10: Nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup v tabulkovém kalkulátoru Excel

Pomocí tlačítek se šipkami nahoru a dolů můžete změnit pořadí tlačítek, jak budou umístěna v panelu.

Označíte-li v dialogovém okně v pravém seznamu určitý příkaz a stisknete-li tlačítko Odebrat, z panelu nástrojů Rychlý přístup tím odpovídající tlačítko odstraníte.

Tlačítko přidáte do panelu nástrojů Rychlý přístup také tak, že na něj klepnete pravým tlačítkem myši v pásu karet a vyberete příkaz Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup.

Tlačítko rychle odstraníte z panelu nástrojů Rychlý přístup, když na něj klepnete pravým tlačítkem myši a zadáte příkaz Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup.

1.2.4Spouštění funkcí programů Office

Ovládání programů Office není složité. Pro často používané akce můžete dokonce použít i několik postupů. Některé jsou sice delší, máte však na výběr více možností. Pomocí jiných postupů zase dosáhnete stejného výsledku daleko rychleji.

Většinu činností, alespoň ze skupiny těch základních, běžně používaných akcí, můžete provést těmito třemi způsoby:

■Pomocí tlačítek na kartách v pásu karet. Tlačítka na pásu karet spustí určitou funkci, ale většinou rozvinou nabídku příkazů, které vás dále dovedou do dialogových oken, kde se nastavuje větší množství parametrů. Například v dialogovém okně, které je na obrázku 1.11, můžete určit, do kolika sloupců má být text zarovnán a jakou mají mít jednotlivé sloupce šířku, zda má být mezi sloupci čára.

■Pomocí speciálních kláves nebo klávesových kombinací. Jedná se o velmi rychlé postupy, jsou však definovány pouze pro ty využívanější funkce a často nemáte možnost nastavit některé dodatečné parametry. Například dokument můžete vytisknout příkazem Soubor/Vytisknout, ale tento příkaz můžete nahradit klávesovou zkratkou CTRL+P.

Klávesové zkratky uvidíte tehdy, přemístíte-li kurzor myši nad tlačítko v pásu karet.

■Pomocí místní nabídky příslušných příkazů (viz následující část).

Obrázek 1.11: Ukázka dialogového okna pro nastavení sloupců v dokumentu Word

1.2.5Místní nabídka příkazů

Užitečným nástrojem, který je dobré využít především při práci s různými objekty, jsou místní nabídky příkazů. Ty totiž obsahují příkazy, o nichž se předpokládá, že byste je mohli v daný okamžik potřebovat. Nemusíte tedy procházet základní nabídku a hledat zde příslušný příkaz.

Obrázek 1.12: Využití místní nabídky pro tabulku v textovém editoru Word

Místní nabídka je spojena s určitým místem a její obsah se mění podle toho, kam klepnete. Místní nabídku příkazů zobrazíte klepnutím pravým tlačítkem myši. Upravujete-li třeba tabulku, můžete na ni klepnout pravým tlačítkem myši a k dispozici budete mít příkazy, které se vztahují právě k práci s tabulkou nebo s textem v tabulce.

1.3Práce s dokumenty

Pro tuto část si nejprve vysvětlíme dva pojmy. Pojem dokument zde budeme používat v širším slova smyslu, a sice pro text ve Wordu, tabulku v Excelu i prezentaci v PowerPointu. Soubor pak je definován jako forma uložení dokumentu v počítači.

Tato důležitá část knihy vám přináší informace, jak se dokumenty v počítači uchovávají, jak se organizují a jak nejlépe je můžete najít, chcete-li s nimi pracovat. Nejčastěji se na následujících řádcích budete kromě pojmu dokument a soubor setkávat s pojmem složka.

Fenoménem poslední doby je cloud. Jedná se vlastně o prostor, který máte přístupný kdekoliv, kde je připojení na internet. Představit si ho můžete jako disk, jenž máte k dispozici prakticky odkudkoliv, nezávisle na počítači. Nejčastěji se s ním budete setkávat ve formě Microsoft SkyDrive a Office 365 SharePoint. Jediným předpokladem pro jejich využití je vytvoření účtu k těmto službám.

Více informací o SkyDrive a SharePoint a o způsobu registrace k těmto službám najdete na stránkách www.microsoft.cz.

1.3.1Co je to soubor?

Každý dokument je v počítači uložen ve formě souboru. Postupně si vytvoříte v počítači poměrně velké množství souborů a bude třeba se v celém systému vyznat.

Proto je dalším stěžejním tématem organizace souborů v počítači, především vytvoření vhodného systému složek a správné organizace souborů, které jsou v těchto složkách uložené. Další témata se týkají správného pojmenování souborů s dokumenty.

Vysvětlíme si, jaký je vlastně vztah dokument – soubor. Dokument představuje úhel pohledu uživatele, tedy dokumentem ve Wordu je dopis, kniha, zpráva, fax, odborná práce, životopis, vlastně text jakéhokoliv typu, který budete v počítači zpracovávat. V Excelu se jedná o pracovní sešit s výpočtovými tabulkami, grafy a dalšími objekty. V PowerPointu rozumíme pod pojmem dokument prezentaci složenou ze snímků.

Proto i v této knize raději používáme pojem dokument. Soubor je pojem spíše počítačový a představuje způsob uložení dokumentu v počítači.

1.3.2Soubor a jeho náležitosti

Pro každý soubor, který budete chtít v počítači uchovat, budete muset definovat dvě hlavní náležitosti:

■název (pro název souboru platí určitá pravidla),

■umístění (zvolíte zařízení, disk a složku na tomto disku).

Název souboru

Název souboru by měl označovat, jaký dokument je v tomto souboru uložen. Název může tvořit až 255 znaků a může obsahovat mezery a pomlčky. Nesmí obsahovat znaky \ / : * ? „ < > |. Do názvu dále raději nevkládejte znaky pro tečku (.) a čárku (,). Příliš krátký název nemusí vypovídat o tom, o jaký dokument se jedná – mohli byste tedy mít problémy s tím, jak příslušný dokument najít, až s ním budete chtít pracovat. Naopak příliš dlouhý název může být nepřehledný a v řadě seznamů (seznamy souborů v dialogovém okně pro otevírání dokumentů či seznamy souborů v Průzkumníku) nemusí být vidět celý.

Myslete také na to, že v seznamech jsou soubory setříděné nejčastěji podle názvu – je proto vhodné, aby:

■související dokumenty měly stejný začátek názvu,

■bude-li název souboru obsahovat datum, použijte nejdříve rok, pak měsíc, pak den, kvůli časovému setřídění,

■při zpracování více než deseti souborů číslovaných pořadovým číslem použijte řadu 01, 02, 03, …10, 11 (pokud byste číslovali 1, 2, 3, pak při textovém řazení bude 10 následovat za 1).

Název souboru se skládá ze dvou částí – z vlastního názvu a z přípony.

■Přípona souborů s dokumenty Word je DOCX.

■Přípona souborů s pracovními sešity Excel je XLSX.

■Přípona souborů s prezentacemi PowerPointu je PPTX.

Obrázek 1.13: Název souboru – příklad přípony v textovém editoru Word

Označení přípony souboru bývá potlačeno a spíše se pozornost zaměřuje na ikonu, symbol příslušného programu Office – ta říká, že se jedná o dokumenty vytvořené v tomto programu.

Obrázek 1.14: Označení dokumentů ikonami příslušných programů ve Windows

Pracujete-li se seznamy souborů přímo ve Wordu, Excelu či PowerPointu (to znamená především v dialogových oknech pro otevírání souborů a ukládání souborů), vidíte pouze soubory správného typu. Můžete si sice nastavit, že chcete vidět i jiné typy (formáty) souborů, než je nativní formát souborů daného programu, avšak musí se jednat o formát, se kterým umí daný program pracovat, resp. který umí konvertovat do formátu, jemuž rozumí.

Složky a jejich použití

Složka je prostor, do něhož jsou na počítači nebo v jiném úložišti ukládány soubory.

Představíte-li si úložiště jako místnost v domě, pak v této místnosti najdete skříně, do nichž ukládáte všechny své dokumenty. Tyto skříně se v počítačové řeči nazývají složky (dříve se používalo označení „adresáře“). Ale i tyto skříně můžete (ale nemusíte) dále rozdělit do šanonů. Každý šanon je pak podsložkou. Jedna složka tedy může (ale nemusí) obsahovat podsložky. I v rámci šanonu můžete ještě dokumenty dělit třeba záložkami, a tak i podsložky mohou mít pod sebou další podsložky. Vytváří se tak poměrně složitá stromová struktura složek.

Ne všechny složky jsou však určeny pro ukládání dokumentů. Řada složek obsahuje programy.

Při určování místa, kde je uložen soubor, postupujete shora dolů.

1.Nejprve si zvolíte prostor (nejčastěji počítačový disk nebo sdílený disk SkyDrive či SharePoint).

2.Jedná-li se o počítač, určíte dále interní nebo externí disk. Disky se zpravidla označují písmeny C:, D: atd. Písmena A: a B: jsou vyhrazena pro diskety. Síťové sdílené disky nebo přenosné disky (flash disky) jsou většinou označovány jako F:, G:, H: atd.

3.Nakonec určíte složku.

Určení umístění souboru je důležité pro jejich jednoznačnou identifikaci, protože platí, že na jednom počítači mohou být ve dvou různých složkách soubory stejného názvu.

Obrázek 1.15: Ukázka struktury složek

1.3.3Nastavení složek při otevírání nebo ukládání dokumentů

Vyhledávat dokumenty v různých úložištích a složkách budete především při jejich otevírání a také při prvním ukládání. V této části si ukážeme jak.

Obrázek 1.16: Výběr úložiště při otevírání souboru

První krok spočívá ve výběru úložiště. Podíváte-li se na obrázek, máte k dispozici dvě možnosti:

■SkyDrive,

■počítač,

■a také jednu volbu navíc – naposledy použité soubory.

Chcete-li pracovat s některým z posledních dokumentů, je to jednoduché – vyberte volbu Poslední dokumenty a klepněte na zvolený dokument.

Pokud nenajdete dokument mezi naposledy použitými, po výběru úložiště se objeví seznam naposledy zvolených složek na vybraném úložišti. Vyhovuje-li některé z nich, klepněte na něj, pokud ne, klepněte na tlačítko Procházet.

Objeví se dialogové okno, jež vidíte na následujícím obrázku 1.17, kde již zvolíte konkrétní dokument.

V dialogovém okně můžete v levé části změnit úložiště či složku. V pravé části je pak seznam souborů, ze kterého si již zvolíte konkrétní dokument.

Obrázek 1.17: Dialogové okno Otevřít

1.3.4Nastavení standardní složky

Řada uživatelů si v počítači udržuje systém, kdy všechny dokumenty jsou ve stejné složce a jejích podsložkách. S touto složkou budete pracovat nejčastěji, a tak je vhodné si ji nastavit jako standardní. To znamená, že bude předvolená v důležitých dialogových oknech, jako je například Otevřít.

1.Zadejte příkaz Soubor/Možnosti.

2.Klepněte na kartu Uložit.

3.Napište do okna Výchozí místní umístění souborů příslušnou složku nebo ji vyberte po klepnutí na tlačítko Procházet.

4.Potvrďte akci tlačítkem OK.

1.4Formáty souborů

Většinu dokumentů začnete vytvářet v programech Office a budete je zde i upravovat, tisknout, prezentovat, posílat e-mailem či publikovat na internetu. Někdy ale chcete zpracovávat informace, které byly vytvořeny v jiných programech, než jsou programy Office. Zpravidla se jedná o:

■dokumenty v obecných textových formátech (TXT, RTF),

■soubory vytvořené v jiném textovém editoru než ve Wordu,

■datové zdroje pro Excel (Access, dBase, obecné formáty pro výměnu dat),

■dokumenty vytvořené ve starších verzích programů Office,

■webové dokumenty a soubory XML,

■soubory PDF.

Protože otevírání a ukládání dokumentů v jiných formátech se provádí stejným způsobem jako u programů Office – s jedinou výjimkou, kdy je třeba zvolit formát souboru (viz obrázek) –, zaměříme se na:

■zpracování dokumentů vytvořených ve starších verzích programů Office,

■publikování dokumentů ve formátu PDF.

Obrázek 1.18: Výběr formátu textového dokumentu pomocí tlačítka v dialogovém okně

1.4.1Zpracování souborů vytvořených ve starších verzích

V zásadě platí, že problémy by neměly nastat při zpracování dokumentu vytvořeného v nižší verzi. Otevřete-li takový dokument a provedete-li úpravy, musíte změny uložit. Máte přitom tyto možnosti:

■dokument uložíte v původní verzi,

■dokument uložíte ve verzi programu, ve které ho zpracováváte.

Uložíte-li dokument v nové verzi, uchovají se všechny změny, které jste v dokumentu provedli. Uvědomte si ale, že tento dokument již nebude možné v některých starších verzích programu otevřít.

Uložíte-li dokument v původní verzi, můžete ho bez problémů otevřít i ve starší verzi. V této starší verzi ale možná neexistovaly některé funkce, které jste při posledních úpravách použili. Systém provede kontrolu kompatibility, tyto úpravy odhalí a upozorní vás, že nemohou být uloženy a přišli byste o ně. K upozornění slouží dialogové okno, které si můžete prohlédnout na obrázku 1.19.

Obrázek 1.19: Kontrola kompatibility při ukládání do formátu starší verze Wordu

Dokument, který jste vytvořili v nové verzi, můžete uložit v nižší verzi takto:

1.Zadejte příkaz Soubor/Uložit jako.

2.Klepněte na tlačítko Procházet.

3.Rozevřete seznam Uložit jako typ, kde vyberte požadovaný formát (například Dokument Word 97-2003, Sešit Excelu 97-2003, Sešit Microsoft Excel 5.0/95 či Prezentace PowerPointu 97-2003).

4.Nastavte v dialogovém okně případně další parametry.

5.Stiskněte tlačítko Uložit.

1.4.2Práce s dokumenty ve formátu PDF

Formát PDF (Portable Document Format) se používá pro předávání či publikování dokumentů, které jsou již finálně hotové. Výhodou je, že dokumenty typu PDF jsou dostupné každému, neboť prohlížeč tohoto typu dokumentů si můžete zdarma stáhnout a nainstalovat na svůj počítač.

Chcete-li otevřít a zpracovat soubor ve formátu PDF, zvolte textový editor Word. Novou vlastností Wordu totiž je, že obsahuje funkce pro úpravy PDF dokumentů a umožňuje rovněž publikovat dokumenty DOCX ve formátu PDF.

Při otevírání souboru ve formátu PDF dojde ke konverzi tak, aby ho bylo možné upravovat funkcemi Wordu. Proto se převedený dokument může mírně lišit od originálu, zvláště je-li v dokumentu zařazeno hodně grafiky.

Publikování dokumentu ve formátu PDF, které je možné nejen z Wordu, ale i z Excelu a PowerPointu, zajistíte takto:

1.Zadejte příkaz Soubor/Exportovat.

2.Klepněte na tlačítko Vytvořit soubor PDF/XPS.

3.Pomocí volby Optimalizovat pro vyberte, zda preferujete minimální velikost souboru (je to vhodné v případě, že máte v úmyslu publikovat dokument online), nebo zda se má dokument uložit ve standardní velikosti.

4.Stiskněte tlačítko Publikovat.

1.5Informace o dokumentu

Word uchovává o dokumentu celou řadu informací – o jeho úpravách, vytvoření, statistické informace o jeho velikosti a počtu znaků, slov… Další informace můžete doplnit sami a používat je jako tzv. klíčová slova, podle nichž můžete pak dokument vyhledat.

Například pracujete-li na určitém projektu, doplníte si jako klíčové slovo název projektu – pak není problém vyhledat podle názvu projektu najednou všechny dokumenty, které se k němu vztahují .

1.5.1Statistika dokumentu

Chcete-li zjistit, kdy byl dokument vytvořen, jak dlouho byl upravován, zda a kdy byl vytištěn a jak je velký, zobrazte si statistické údaje o dokumentu. Například pro dokument textového editoru Word zde můžete zjistit počet znaků, slov, odstavců (viz obrázek 1.20).

1.Zadejte příkaz Soubor/Informace.

2.V pravé části stiskněte tlačítko Vlastnosti.

3.Vyberte Upřesnit vlastnosti.

4.Přejděte na kartu Statistika dokumentu.

5.Prohlédněte si údaje (viz obrázek 1.20).

6.Stiskněte tlačítko OK, abyste dialogové okno Vlastnosti uzavřeli.

Na dalších kartách tohoto dialogového okna najdete celou řadu dalších informací o dokumentu.

Obrázek 1.20: Statistické údaje o dokumentu

1.5.2Zjištění velikosti souboru

Velikost souboru je důležitá například tehdy, chcete-li dokument posílat e-mailem. Pokud je soubor příliš velký, raději ho rozdělte do několika menších nebo upravte velikost vložených obrázků či dalších objektů (videa apod.).

Zjištění velikosti souboru je velmi snadné:

1.Zadejte příkaz Soubor/Informace.

2.V pravé části stiskněte tlačítko Vlastnosti.

3.Vyberte Upřesnit vlastnosti.

4.Přejděte na kartu Obecné.

5.Přečtěte si údaje o velikosti dokumentu.

6.Stiskněte tlačítko OK.

1.6Práce s více dokumenty současně

Programy Office umožňují, abyste pracovali s více dokumenty současně, což vlastně znamená, že budete mít v jednom okamžiku otevřeno více souborů najednou. Každý dokument bude zobrazen v samostatném okně. Proto je třeba vědět, jak se můžete mezi jednotlivými okny přepínat.

1.6.1Otevření více dokumentů

Dokumenty můžete otevřít buď postupně (pomocí příkazu Soubor/Otevřít otevřete nejprve jeden dokument, po chvíli pak další), nebo lze otevřít i více dokumentů najednou.

1.Zadejte příkaz Soubor/Otevřít nebo stiskněte klávesy CTRL+O.

2.Nastavte složku, v níž se dokumenty nachází.

3.Označte první dokument v seznamu dokumentů.

4.Stiskněte a podržte klávesu CTRL a klepněte na další dokumenty.

5.Stiskněte tlačítko Otevřít.

1.6.2Přepínání mezi okny s programy

Pro přepínání mezi okny s otevřenými dokumenty existuje několik alternativních postupů. Odpovídají zásadám standardní práce s okny ve Windows, takže lze použít například klávesy ALT+TAB.

Nejsou-li okna maximalizována, stačí klepnout v okně s příslušným dokumentem. Okna si můžete uspořádat vedle sebe tak, že na kartě Zobrazení klepnete na tlačítko Uspořádat vše.

Základní postup lze popsat takto:

1.Přejděte na kartu Zobrazení.

2.Stiskněte tlačítko Přepnout okna.

3.Vyberte požadovaný dokument.

Využít můžete rovněž hlavní panel Windows, kde klepnete na tlačítko příslušného programu a dokument vyberete ze seznamu.

Obrázek 1.21: Přepnutí do jiného dokumentu textového editoru Word

1.7Vyhledávání souborů

Přiblížíme vám nyní situaci, do níž se můžete velmi jednoduše dostat. Vytvořili jste již celou řadu dokumentů. Přestože si je pečlivě třídíte do složek, nemůžete si vzpomenout, jak se jmenuje či kde se nachází dopis, který jste chtěli poslat příteli, nebo kde je prezentace, kterou jste chtěli zítra předvést. Jaké máte možnosti, abyste nemuseli projít všemi složkami a prohledat zbytečně desítky dokumentů?

1.7.1Vyhledávání v programech Office

Soubor můžete najít přímo v programech Office. Na popsanou situaci zpravidla narazíte při otevírání dokumentu, kdy máte zobrazené dialogové okno Otevřít a požadovaný soubor v něm prostě nemůžete najít.

1.Klepněte v dialogovém okně Otevřít v textovém okně vpravo nahoře.

2.Můžete hledat podle modrých odkazů, například podle data uložení dokumentu.

3.Do okna napište text, který má být obsažen v názvu vyhledávaného souboru.

4.Stiskněte klávesu ENTER. Pokud takové soubory existují, objeví se v seznamu, z něhož můžete příslušný soubor otevřít.

Obrázek 1.22: Vyhledání dokumentu podle klíčového slova či řetězce znaků

1.7.2Průzkumník

Dokument můžete vyhledat i pomocí programu Průzkumník, tedy mimo programy Microsoft Office. Postup je podobný jako v předcházejícím případě.

1.8Další akce se soubory

K dalším akcím, které mohou být při práci s dokumenty užitečné, patří vytvoření kopie dokumentu, změna názvu dokumentu a také smazání již nepotřebných dokumentů.

1.8.1Vytvoření kopie dokumentu

Pro vytvoření kopie dokumentu zpravidla použijete program Průzkumník. Ukážeme si však alternativní postup, jak lze kopii vytvořit přímo v programech sady Office.

1.Otevřete dokument, jehož kopii si chcete vytvořit. Neprovádějte v něm žádné změny!

2.Zadejte příkaz Soubor/Uložit jako.

3.Nastavte složku, do níž chcete dokument uložit.

4.Uveďte nový název dokumentu v okně Název souboru.

5.Stiskněte tlačítko Uložit.

Nyní zůstane otevřená jen právě vytvořená kopie dokumentu.

1.8.2Přejmenování souboru

Přejmenování dokumentu můžete – stejně jako vytvoření kopie – provést přímo v programech Office nebo v programu pro správu souborů Průzkumník. Postup je v zásadě stejný.

1.Vyhledejte v dialogovém okně Otevřít požadovaný dokument a označte ho.

2.Stiskněte klávesu F2.

3.Napište nový název.

4.Stiskněte klávesu ENTER.

Nelze přejmenovat otevřený dokument!

1.8.3Vymazání souboru

Smazání dokumentu se rovněž provádí v programu Průzkumník, avšak i tuto akci můžete provést přímo v programech Office. Dávejte pozor, abyste omylem nesmazali dokument, který ještě budete potřebovat!

1.Vyhledejte v dialogovém okně Otevřít požadovaný dokument a označte ho.

2.Stiskněte klávesu DELETE.

3.Potvrďte smazání dokumentu klepnutím na tlačítko Ano.

Nelze vymazat otevřený dokument!

1.9Zabezpečení dokumentu

V aplikacích Office můžete dokumenty zabezpečit několika způsoby:

■Označit ho jako dokument určený pouze pro čtení.

■Zašifrovat dokument tak, aby ho mohli číst jen ti, kdo znají heslo.

■Omezit možnosti úprav dokumentu – určíte, které úpravy lze provádět s heslem a které bez hesla (platí pro Word a Excel).

Zašifrování dokumentu provedete takto:

Obrázek 1.23: Omezení úprav dokumentu

1.Zadejte příkaz Soubor/Informace.

2.Klepněte na tlačítko Zamknout dokument (Zamknout sešit, resp. Zamknout prezentaci).

3.Vyberte Zašifrovat pomocí hesla.

4.Zadejte heslo a stiskněte OK.

5.Zopakujte zadání hesla pro ověření a stiskněte OK.

Po skončení úprav dokumentu ho můžete před jeho distribucí označit „pouze pro čtení“. Po zadání příkazu Soubor/Informace a stisknutí tlačítka Zamknout dokument (Zamknout sešit, resp. Zamknout prezentaci) použijte příkaz Označit jako dokončené.

Vážení čtenáři, právě jste dočetli ukázku z knihy Office 2013.
Pokud se Vám líbila, celou knihu si můžete zakoupit v našem e-shopu.