Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy
Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Ing. Zdeněk Helcl

Jak zvládnout 77 obtížných situací

při prezentacích a přednáškách

Osvědčené rady a příklady z praxe

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Vydala Grada Publishing, a.s.
U Průhonu 22, 170 00  Praha 7
tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400
www.grada.cz
jako svou 5188. publikaci

Odpovědná redaktorka Olga Tesařová
Obálka, grafická úprava a sazba Eva Hradiláková
Počet stran 224
První vydání, Praha 2013
Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s.

© Grada Publishing, a.s., 2013
Cover Photo © Photobanka Allphoto

ISBN 978-80-247-4770-5

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

E-knihu ve formátu EPUB vytvořila Eva Hradiláková

ISBN 978-80-247-8567-7 (ve formátu EPUB)
ISBN 978-80-247-8566-0 (ve formátu PDF)

Řekl o knize

Jako dlouholetý prezident Českého centra Mezinárodního PEN klubu jsem předsedal řadě správních i jiných rad, byť „jen“ takových, které se nějakým způsobem zabývaly uměním, nebo porotám udělujícím – opět v umění – ceny. Zmiňuju se o tom proto, že jednou z mých povinností (a dalo by se říci, že tou nejdůležitější) bylo shánět pro kumšt peníze, což v přítomnosti i nedávné minulosti je na naprostém okraji zájmu těch, kteří tyto peníze mají a mohli by je poskytnout. Kdybychom tak přesně věděli, jak na ně. A kdybychom – jak jsem přesvědčen – měli k dispozici knížku, jejíž rukopis vřele doporučuju. Když jsem byl požádán, abych si tento rukopis přečetl, moc jsem se do toho nehrnul – neměl jsem pocit, že by mě to mohlo oslovit.

A musím se přiznat, že jsem si (téměř proti své vůli) už po pár stránkách musel vzpomenout na Carnegieho slavnou a po bibli nejvíc vydávanou předválečnou knížku „Jak získávat přátele a působit na lidi“.

Ke vzpomínce mě samozřejmě donutil nynější stav naší politiky a jejích protagonistů, jakož i stav morálky mnohých manažerů. Onehdy jsem si kdesi přečetl podivení nad tím, že u nás významným firmám šéfují cizinci. Tušil jsem už dříve proč – teď jsem si tím jist.

V této knížce je – podpořen mnoha příklady a příhodami – návod, jak komunikovat, jak si získat pozornost a přitom se nenaparovat. Je v ní dopodrobna popsáno odstraňování chyb, jichž se dopouštíme při styku s lidmi, při dialozích, při řeči před fórem, vyučování, nebo jak donutit své okolí, aby mi dovedlo naslouchat.

Přitom je to knížka malá počtem stran, takže neodrazuje.

Až pak si každý uvědomí, že je velká svým obsahem.

Moc ji doporučuju a moc jí věřím. Možná i proto, že jsem vypravěč příběhů a vím, jak příběh může jít příkladem.

Jiří Stránský

O autorovi

Ing. Zdeněk Helcl

Svou odbornost opírá o zkušenosti z terénu, kterých se mu dostalo vrchovatě. Přes teoretické zázemí (je absolventem dvojího vysokoškolského vzdělání – technického a pedagogického: vystudoval Mechanizační fakultu na VŠZ a absolvoval katedru pedagogiky při VŠZ, kterou ukončil státní zkouškou pedagogické způsobilosti) ho doba zavála do „zákopů“ praxe. Začínal jako traktorista, opravář, skladník… a postupně nabíral zkušenosti z výroby, zahraničního obchodu, až po státní správu. Na svou pedagogickou profesi přitom nezanevřel a externě vyučoval na učilišti a střední škole.

Na jeho zkušenostech se významně podílela práce kontrolora, kterým byl přes deset let. Atmosféra kontrolního jednání mu dnes a denně potvrzovala důležitost prezentačních dovedností, což ho vedlo k uplatňování vlastních postřehů a technik. V terénu ověřené postupy pak přednášel ve vzdělávacím institutu pro obor kontrola, který šest let řídil.

Po uvolnění soukromého podnikání založil v r. 1991 vzdělávací a poradenskou firmu s obchodním názvem H+H KURSY, zaměřenou na trénink komunikačních a prezentačních dovedností. Za cca dvacet let absolvovalo její kursy víc než půldruhého tisíce posluchačů, včetně vrcholných osobností odborného a veřejného života. Krédem společnosti byl důraz na praktičnost tréninku s důrazem na jeho okamžité využití.

V devadesátých letech získal akreditaci v lektorství a poradenství u londýnské firmy Stoy Hayward Consulting pod gescí tehdejšího The British Know How Fundu. Je certifikován asociací manažerských a výukových organizací CAMETIN, působil jako akreditovaný člen asociace pro poradenství v podnikání a jako člen asociace vzdělávání dospělých.

Je autorem a producentem třídílného výukového videoprogramu ke komunikačním technikám s názvem Kdo s kým a jak telefonuje a autorem videozáznamů (včetně skryté kamery) z oblasti nonverbální komunikace. Je tvůrcem výukových pomůcek – případových studií, sylabů, anket ap. a po léta cizelovaných tréninkových metod. Jeho letitá publikační činnost čítá desítky příspěvků v odborných periodikách. Je autorem námětu a spoluautorem scénáře devítidílného dokumentu s kontrolní tématikou, vysílaného Československou televizí. Krátce působil i jako šéfredaktor měsíčníku Kontrola. V posledních šesti letech přednášel na VŠ aplikovanou psychologii, orientovanou na komunikaci a osobní prezentaci ve státní a veřejné správě.

Jeho krédo zní: „I na dobrou práci je do kouta špatně vidět a cestou k jejímu zviditelnění je překonání obav z osobní prezentace.“

kontakt: zdenek.helcl@volny.cz

Poděkování

U příruček se neděkuje, ale u této má autor komu.

Řádově tisíce posluchačů mi svou zdvořilou tolerancí umožnilo nasát praxi a bylo by mi ctí, pokud by vedle poděkování přijali i roli mých inspirátorů. Rád k nim připojuji též iniciátory projektů v oblasti osobní prezentace, Věru Hroncovou, Igora Šmucra a Marii Krulišovou, kteří mě svými neotřelými požadavky donutili k širšímu profesnímu záběru. Můj obdiv pak patří Jarmile Podzimkové, která mi neúnavně rovnala bachratou známku z češtiny. Vřelé díky míří i do vlastních řad, k „mým dámám“, Martě Hrachovinové a Aleně Špačkové, které u mne s lektorstvím začínaly a svou hereckou a rétorickou odborností mi byly zdrojem poznání. Nemalé díky zaslouží i technici, Jiří a Ondra Švarcovi, Petr Divecký a za kouzla s IT technikou můj syn Petr. Manželkám se děkuje za výtečné zázemí, ale v mém případě k němu připojuji i zázemí odborné. Své choti, Haně, nikdy nepoděkuji dost, že jako renomovaná doktorka psychologie přijala roli boxera a přesně mířenými direkty mi rovnala hlavu.

Spisovateli, scénáristovi, skvělému vypravěči a kamarádovi Jiřímu Stránskému děkuji za navigaci „pera“, bez které bych zřejmě na klávesnici zanevřel.

Varování a prosba autora

Pokud tyto řádky přeskočíte, nemusí vám být publikace k užitku. Především se to týká čtenářů, co už mají něco za sebou a budou se s nabízenými postupy srovnávat. Prosím nepovažujte návyky svého vystupování za jediné užitečné, i když s nimi máte dobrou zkušenost. Je skvělé, že máte něco vyzkoušeného, ale u druhých to fungovat nemusí. A ještě něco: koho publikace osloví, nechť si vybere jen to, co mu sedí, a nesnaží se svou cennou osobitost znásilňovat. Nejde o to se přeonačit, ale nabídnutými technikami svou osobitost chránit a vyzdvihnout. Pokud máte pocit, že všechno děláte perfektně, dejte vědět.

Druhé varování souvisí s prvním: Nehledejte jeden jediný návod k úspěšné prezentaci, protože neexistuje. Vystupování před lidmi nelze svázat jednotnou normou, stejně jako neexistuje jednotný recept na manželství. To je taky důvod, proč se publikace snaží ukázat, jak si z dílčích doporučení vybrat a poskládat vystoupení podle svých vlastních dispozic. K tomu by měla přispět záměrně obrácená forma pera, od praxe k teorii, protože v opačném případě bývají reálné situace skryty. Pro autora je to forma riskantní. Obnažují se detailní (při běžných vystoupeních spící) nešvary a detail je živnou půdou polemik. Osobně to však vidím jako přijatelnou daň za praktičnost.

Zvolená forma však přináší problém. Mnohé rady totiž nemají jedno jediné použití a modifikovaně fungují u více situací. Proto čtenáře prosím: nepovažujte opakované připomínání dílčích technik za nadbytečnost či nepozornost, ale za snahu o hlubší objasnění jejich použitelnosti. Konečně, opakování je matka moudrosti.

Kapitola první

Jak zasejeme, tak sklidíme

Situace č. 1

Máme vystoupit před publikem, nevíme jak do toho a raději to vzdáme. Co je ve hře a jak na to?

Doporučení typu „návod k obsluze“ neexistuje, ale něco přece.

Z „musím“ udělejme „chci“

Být viděn je nejrychlejší cestou ke kariéře a mnozí už vědí, že i na dobrou práci je do kouta špatně vidět. Kdesi jsem zachytil myšlenku, že „možnost vystupovat před lidmi je pro kariéru stejně efektivní jako střílet na branku bez brankáře“. Neznám výstižnější přirovnání, ovšem sedí jen tehdy, pokud nejde o kariérismus podpíraný falešným blábolením.

Možná přesvědčuji přesvědčené, ale kolik jen přede mnou defiluje výtečných a schopných lidí, kteří buď z pouhého studu, nebo proto, že se neuměli připravit, nakonec z prezentace vycouvali. A to nebyli žádnou výjimkou. Většina svou nechuť vystupovat skrývá za zobecňující „mám trému“ a málokdo přemýšlí nad jejími příčinami. Těch je samozřejmě víc, jak se dále přesvědčíme, ale na jejich začátku bývá obyčejná nepřipravenost.

Jedna věc je vědět, jak se připravit, což je obsahem této kapitoly, a druhá je vůbec se k nějaké přípravě odhodlat. Donutit se k přípravě je však prvotním předpokladem potlačení obav u nováčků, ale i obranou proti riskantní živelnosti protřelých spíkrů. I nejlepší řečníci světa, jakými byli třeba Churchill či Roosevelt, si svá vystoupení pečlivě připravovali. To je taky důvod, proč nabízím doporučení, která předchází všem praktickým radám.

Doporučení

· Považujme i kratičkou přípravu vystoupení za nástroj k uchopení osobní šance. Slovo MUSÍM (ač nechci) zaměňme za CHCI (přestože se obávám).

· Kdo vystupoval živelně (spontánně?) a myslí si, že obstál, nechť si předchozí doporučení vyzkouší a bude sladce odměněn.

Tuším, že v tom nevidíte nic pro zítřejší prezentaci, ale nepřehlédněme pro stromy les. Pokud nebudeme vnímat přípravu jako prvořadou, pak nám ani sebepraktičtější doporučení nepomohou. Kdyby mi praxe neuštědřila jizvy z nepovedených a přípravou nedotčených vystoupení, vstanu od klávesnice.

Situace č. 2

Obložili jsme se písemnostmi, chceme si připravit poznámky a před sebou máme katastrofálně bílý papír. Co od počátku přípravy respektovat?

Dva pilíře komunikace

On a ona, bez kterých není nového života… Tak by se možná rozvášnil poeta nad symbiózou dvou pilířů komunikace nazývané obsah a forma. Poetovo vidění inspiruje k úvaze, že v každém okamžiku lidského dorozumívání vytváří obsah s formou novou kvalitu, nové originální dílo, i když třeba jepičí a jen o několika větách či pohybech.

Obsah je skryt pod otázkou „co posluchačům sdělit?“ (v jaké šíři, hloubce, do jakého detailu a o čem třeba pomlčet) a na formu se pak ptáme otázkou „jak to sdělit?“ (jestli klasickou přednáškou, panelovou diskusí, demonstrací, případovou studií nebo zařazením audiovizuální techniky apod.). Je riskantní obsah a formu podcenit, nebo, jak si ještě ukážeme, je dokonce zaměnit. Proto si při přípravě jakýchkoliv vystoupení klaďme obě otázky co a jak, a pokud předběhnu k pozdějším kapitolám, přidejme i proč. Upřímně varuji každého, kdo mluví k lidem, a hlavně už ty otrkané. Existují totiž situace, kdy by nám znalost obsahu stačila na profesuru, zkušeností máme na publikaci, a přece…

„Zdeňku, prosím Tě,“ zavibroval tenkrát mobil, „vybouchnul nám lektor,… mohl bys, prosím tebe,“ žadonila konkurence a chlácholila.

„Je to jenom jedenáct holek od přepážky… jenom pár věcí, jak jednat s klienty… je to přece tvoje parádní disciplína…“

Nevím, jestli jsem podlehl rádoby uklidňujícímu obratu „jedenáct holek od přepážky“, ale těch jedenáct, jak se později ukázalo už odrostlejších děvčat, mě dodnes chodí strašit.

Byl jsem chaotik. Všechno jsem považoval za důležité a hnán časem jsem skákal z jednoho na druhé. Jedenáct párů očí vysílalo rozpaky a já, abych to vylepšil, sešlápl plyn. Obsahový slepenec jsem korunoval demonstracemi a přidával a přidával. Dodnes si v duchu promítám, jak jsem valil slova a jako tajtrdlík zrychloval.

Konec však byl překvapivý. Posluchačky mě nevypískaly. Rozhodně však za tím nelze vidět rčení „konec dobrý, všechno dobré“. Spíše bych to nazval „konec zdvořilý a bez efektu“. Těm jedenácti dámám nikdy nepoděkuji dost za zdvořilost. Ale i tak, od té doby mi jejich pohledy nedovolují s přípravou hazardovat.

Jak je vidět, nejen u začátečníka se z neujasněného obsahu a formy mohou vyklubat zákeřní nepřátelé. Mimochodem, stejný problém hrozí i v písemné podobě. Například takové daňové přiznání. Pyšní se formou mnohastránkového formuláře a my, byť neradi, jej naplňujeme obsahem. Nepochybně i zde vzniká nová kvalita a špatně vyplněný řádek se stává nepřítelem našeho účtu.

I židle potřebuje alespoň tři nohy

Pro úplnost je tu ještě třetí pilíř úspěchu, a tím je úroveň interpretace. Chtěl jsem o ní zatím pomlčet, protože dosud jsme si neřekli, co a jak interpretovat. Přesto je zmínka o ní namístě – mohli byste totiž namítnout, že sebelépe připravený obsah i dobře zvolená forma může špatnou interpretací trpět, a měli byste pravdu. Později se budeme interpretací zaobírat podrobně, ale pro ilustraci se alespoň postrašme příkladem nesmyslného biflování řeči těla, při kterém posloužil obsah jen jako podružná berlička.

Před mnoha lety jsme prováděli trénink osobní prezentace u mistrů tehdejší ŠKODY Volkswagen, a. s., a musím říct, že na svou dobu to byli posluchači chtiví poznání. Jeden z nich se chtěl zvlášť vyznamenat a v euforii pominul veškerá naše doporučení.

Začal důstojně. Rozjela se kamera a po chvályhodném pohledu „ledního medvěda“ (upoutává pozornost, řekl jsem si blaženě) zůstala z důstojnosti jen kravata v obleku. Pravou ruku vymrštil někam do výše ramen a v levé, zaťaté v pěst, žmoulal tahák. Pohled přitom vpaloval do mé kolegyně, Marty, povoláním herečky. Zatímco mu rudly uši a fascinovaná Marta nebezpečně zakláněla těžiště, jeho ústa zůstala němá. Jediné, co z nich vyšlo, bylo „sobotní směny“ a dál už nic.

„Stop, stop!“ zařval směrem na kameru a vyžadoval další klapku. „Prosím ještě jednou, já to zblbnul,“ a odněkud zprava se ozvala klapka „…jasněéé…, ještě jednou.“

Druhé vystoupení začalo jako přes kopírák, jen pohyby měl rychlejší a výrok „sobotní směny“ obohatil o informaci „jsou potíž“. Což o to, jakýsi smysl jsme tušili, ale namísto vysvětlení se řeči ujal ukazováček zvednuté pravačky. Možná měl demonstrovat závažnost situace, ale ta nám zůstala utajena. S očima upřenýma skrze Martu kameněl jako socha a vzápětí kamera točila prázdné místo.

Úsměvné? Ani bych neřekl, spíše poučné. Pokud mě neklame paměť, byl jediným z řádově tisíců našich posluchačů, který utekl ze scény. Absurdní příprava vyhecovaná jeho kamarádem, divadelním ochotníkem, mu probudila trému až „na place“. Jinak se prý těšil. Svým výkonem chtěl ohromit paní Martu, což prokazatelně zvládl, a že prý jako mistr musí být hercem po celou směnu. Svou práci přirovnal k divadelním prknům, ale jeho vizi ušlo, že jako mistr má obsah každodenní role v malíčku, zatímco tady se jednalo o novou kvalitu. Verbální obsah sdělení pojal pouze jako podpěru k řeči těla, která pro něj představovala prioritu.

Jaká byla moje radost, když se po čase přihlásil do tréninku ještě jednou, nyní už na úkor dovolené, a posun v prezentačních dovednostech ho přenesl přes výběr adeptů na funkci supervizora.

Obsah není „věšák“

Při přípravě často chaoticky mícháme obsah s formou, pomíjíme, co z čeho vychází, a tvoříme hybrid ohrožující smysl vystoupení. Průběh takové přípravy pak může vypadat následovně:

Příklad

Zahájíme přípravu a aniž máme ujasněný obsah (jeho cíl, rozsah apod.), napadne nás: „Bylo by osvěžující zařadit tu případovou studii z minulého soustředění. Je sice na jiné téma, ale když ji trochu upravím… bude to lék proti usínání.“ Nebo: „Úvodem bude dobré zmínit ty změny v novele zákona…, a co kdybych radši začal hádankou? Tehdy tak začínal ten pihatý lektor… ta se hodí prakticky ke všemu.“

Logika říká, že formě by měl předcházet obsah. Těžko se rozhodujeme jak něco udělat, když nevíme co udělat. V přípravě proto s formou nezačínejme, ale přesto jí při koncipování obsahu (šíře, hloubky, zaměření apod.) orientačně zvažujme. Nejlépe tak, že si nejprve načrtneme obsahový základ (vyjděme z toho, čeho chceme vystoupením dosáhnout, co bude posluchačům k užitku), a k němu pak rámcově zvažujme formu sdělení. Například zda bude efektivní klasická přednáška či využijeme demonstraci, instruktáž, určitý typ diskuse, brainstorming nebo cvičební aktivity apod. Po tomto výchozím kroku pokračujeme s detailnějším koncipováním obsahu a návazně k němu upravujeme (doplňujeme) rámcově zvolenou formu.

Příklad

Máme provést trénink prezentačních dovedností a hodláme využít živé výstupy posluchačů. Rámcová forma posluchačských aktivit je tedy jasná, přesto ji musíme s nárůstem poznání detailnějšího obsahu a podmínek upřesňovat. Zvažujeme, zdali budou vystupovat všichni, nebo půjde pouze o demonstraci několika posluchačů, volíme délku výstupů, zařazení audiovizuálního záznamu (kamery) apod. Přizpůsobení forem vystoupení však nesmí ohrozit přinejmenším jeho standardní úroveň, resp. efektivitu.

Samozřejmě, volbu formy vystoupení limitují možnosti, nejvíce čas, prostředí, technika, ale významná je i skladba a odborná úroveň posluchačů. Ani jedno ani druhé by však nemělo být zástěrkou k ústupu od účinných, byť náročných forem výkladu.

Ztotožněme se s tím, že forma není „věšákem“ na obsah, ale nástrojem jeho efektivity, a i když se tváří jako druhořadá, pracujme s ní ruku v ruce s obsahem. Je však třeba o ní něco vědět. Existuje sice množství literatury, ale v praxi většinou vítězí způsob okoukaný od jiných a ne vždy dobrých vzorů. Často se zhlédneme v líbivých estrádních šotech a formu zaměníme za cíl. Posluchačské nadšení ze show se však brzy vytrácí a nastupuje nelibost za ztrátu času. Uděláme to párkrát a můžeme být bez funkce či angažmá. Ani zkušenému proto neuškodí, když se v duchu posadí mezi posluchače a zváží, jaká forma by mu jako posluchači přinesla největší užitek.

Existují totiž i případy, kdy vystupující buď z komerčních, osobnostních či jiných důvodů záměrně preferuje formu a obsah je pro něj jen lešením k potlesku.

Slyšel jsem kdysi o tréninku osobní prezentace, při kterém se mělo asi 20 posluchačů představit ve videozáznamu. Zpočátku je kamera děsila, ale ve finále byli nadšeni. Většina se na obrazovce nikdy neviděla, takže to samo o sobě pro ně byl zážitek. Posluchači měli týden o čem povídat, referent objednavatele sršel nadšením a lektor se opájel slávou. Úspěch nezkalila ani skutečnost, že hodnoticí připomínky (samozřejmě, všichni byli skvělými moderátory) trvaly pouze 18 minut.

I laik si snadno položí otázku: Jaký byl smysl tréninku? Aby se posluchači pouze viděli, bez individuálního doporučení, jak využít svých pozitiv a v čem naopak provést korekci? Pokud šlo o to „se vidět“, pak efekt akce stál objednatele dost peněz. Zcela evidentně došlo k záměně cíle za prostředek.

Shrnutí

· Na prvním místě přípravy je obsah, tj. co říci, a k němu pak hledáme způsob jak to říci, resp. jakou zvolit formu.

· Nejprve si načrtněme hrubý obsah a než budeme pokračovat, alespoň rámcově zvažme formu (přednáška, instruktáž apod.). Nečekejme, až budeme s obsahem definitivně hotovi a formu přizpůsobujme k obsahu průběžně.

· Dbejme, abychom nezaměnili formu vystoupení za cíl. Nepřipusťme proto, aby líbivost vystoupení přehlušila jeho smysl.

· Nedejme na momentální aplaus a věřme, že úspěch vystoupení zhodnotí až jeho užitečnost.

Situace č. 3

Připravujeme si vystoupení, vše se nám zdá důležité a je nám líto se s něčím rozloučit. Jak si s výběrem poradit?

Přípravou bloudí váhavý Hamlet

Prázdný papír před námi je jako arch dopisního papíru. Místo oslovení „Milá Věro“ nadepíšeme třeba „Scénář vystoupení“ a přemýšlíme, čím začít. Tolik nás toho napadá a přitom nechceme být chaotičtí. Nutíme se do logické posloupnosti, čím téma otevřít, co zařadit potom a čím skončit.

Je tu však ještě další úskalí. Při vystoupení totiž můžeme použít jen zlomky našich vědomostí, jen tu tolikrát omílanou špičku ledovce (mimochodem, pokud nám ledovec chybí, před lidi nechoďme). Jsme tedy znalí věci a chceme toho uplatnit co nejvíc. Vejdeme se do časového limitu? říkáme si. Nezahltíme lidi detaily? A jak se zbavit balastu?

To vše chceme respektovat a dostáváme se do role „kralevice dánského“. Pero dlouho stojí nad papírem… a pak začne psát Věře dopis.

To není dobrá cesta! Jistě, chápu, že se snažíme dělat práci systematicky, hezky popořádku a nechceme se vracet. To však předpokládá hodnotit myšlenky už ve chvíli jejich vzniku, a tím ke škodě věci mnohé zavrhovat. Dokonce se nápadům bráníme, protože zatímco předchozí myšlenku cizelujeme a poznámkujeme, napadá nás něco skvělého, ale z jiné kapitoly. Sem se to přece nehodí, říkáme si, a je to pryč. Později si už nevzpomeneme, nebo nápad překryjí méně trefné myšlenky.

Zkusme něco jiného, pro někoho možná šíleného, ale věřte, že účinného. Nechtějme hned napoprvé udělat práci dokonale a popusťme uzdu tvořivosti. Ne že bych zrovna fandil cizím slovům, ale jen abychom věděli, použijeme jakousi modifikaci brainstormingu. Neklaďme myšlenkám mantinely, nechme je volně plynout a hodnocení jejich životnosti odsuňme na později. Postup je následující:

a) Nezačínejme úvodem, ale klidně zprostředka.

b) Volně „házejme“ myšlenky na papír a bez obav skákejme od nápadu k nápadu. Nikterak se neomezujme. (Jakým způsobem si myšlenky zaznamenat, si řekneme v další situaci.)

c) Soustřeďme co nejvíce myšlenek a během jejich líhnutí nepřemýšlejme o pořadí jejich významnosti. Nehodnoťme je, neupravujme je ani neškrtejme, i kdyby byly kdovíjak bláznivé.

d) Nebude to dlouho trvat. Moje zkušenost je maximálně 15 minut, a pak ze sebe nevyždímáme ani kapku. Zotavme se jinou prací, ke které taky potřebujeme mozek a k pokračování se vraťme nejdříve tak po dvou hodinách (lépe později).

Myšlenky zrají postupně a bylo by škoda je podtrhnout předčasnou sklizní. Měli bychom si nechávat věci projít hlavou. Bývají to jenom chvilky, ale nerodí se na povel. Proto nenechme přípravu na poslední noc. Vracejme se, dělejme korekce, doplňujme, tvořme obsah dle své hlavy a pak to půjde i do úst. Budeme svým slovům víc věřit, protože to budou naše myšlenky.

e) Co jsme vyplodili, to si přečtěme a vytáhněme z toho několik bodů. Nejčastěji to bývá trojice základních myšlenek (tematických okruhů). Samozřejmě záleží na rozsahu prezentace, ale v každém případě není dobré jich mít víc než pět.

f) Nyní je čas na hodnocení. Vyřaďme to, co je hodně vzdálené, zabíhá do přílišných detailů, je kontraproduktivní nebo by posluchače zbytečně popudilo.

g) Ostatní myšlenky a argumenty připojme k základním bodům jako dílčí subkapitoly.

Situace č. 4

Při přípravě si v poznámkách škrtáme, doplňujeme či přehazujeme a po chvíli máme chaos na papíře i v hlavě. Existuje nějaký přehledný systém poznámkování?

Zapojme i druhou polovinu mozku

Už jsem zmínil způsob, jak myšlenky zachytávat a třídit. Zde doplňuji doporučení, jak vytvořit přehledný a navíc inspirativní zápis pro další práci. Klasické poznámkování totiž vede k tvorbě textového monolitu a pohled na lineárně seřazená písmenka nám nic neříká. Musíme je číst řádek po řádku, protože obsah je zakletý ve větách. Opačně je tomu u obrázku. Ten burcuje fantazii a vnímáme ho jako celek.

Nezatěžujme textem jednu polovinu mozku zaměřenou na exaktní myšlení a zapojme i druhou, orientovanou mj. na fantazii. Zkusme si vytvořit z myšlenek slovně-grafický obraz. Vpisujme jejich zkratky, třeba i jedním slovem, do „bublin“ podobně jako u komiksu. I na základě jednoho slova si pak dokážeme vybavit předchozí myšlenku.

Začínejme paprskovitě od středu, kde si označíme téma. Okolo něj bude z bublin vznikat něco jako hrozen nebo chumáč (cluster). „Bubliny“ pak připojujme podle věcného obsahu k oblastem tvořených šesti otázkami: co, jak, proč, komu, kdy, kde. Schematicky si představme základ zápisu následovně:

Obrázek 1.1

Zdroj: Autor

V případě, že nám těchto šest inspirativních otázek nestačí, připojme si další. Např. s kým, čím, vstupy, výstupy, akce apod. Stejně to platí obráceně. To znamená, že nemusíme za každou cenu vymýšlet odpověď na něco, co je od samého počátku zřejmé nebo se našeho tématu netýká. Nejčastěji to bývají otázky kde a kdy. Nedoporučuji však vynechat otázku proč, ale o tom později.

Tyto „novinářské otázky“ nejenže třídí zápis volně plynoucích myšlenek, ale hlavně pomáhají začít. Všichni víme, že se na otázku rozmluvíme snáze než na výzvu k mluvení. Osobně nedám na těchto šest pomocníků dopustit a považuji je za výtečný start, a to třeba i k rozmotávání soukromých problémů.

Díky snadné orientaci můžeme připojovat myšlenky na přeskáčku nebo i s přerušením, ale pozor! Pouze je připojujme a nehodnoťme. To přijde, jak víme, později, kdy nepotřebné informace vypustíme. Směrem od středu přibývá detailů, ale kvůli pozdější významné myšlence není třeba začínat znovu. Umístěme ji v bublině na volné místo a se správným umístěním ji propojme třeba zakřivenou čarou. Užijme si blaho „neukázněnosti“.

Pro ilustraci se nyní podívejme, jak může např. vypadat zápis myšlenek z přípravy projektu „elektrizace vilové zástavby“. Díváte se na přepsaný, nicméně autentický „šmírák“ se změněným jménem města.

Obrázek 1.2

Zdroj: Autor

Pokud se zdá, že autor o teritoriu věděl málo, je to pouze zdánlivé. Graficky si rozestřel maximum myšlenek i faktů, aby mu nic neuniklo. Samozřejmě, že na mnohé „bubliny“ odpověď znal, ale vyrobil si inspirativní přehled, aby viděl věci v souvislostech. Informace si pak doplňoval třeba obhlídkou terénu, konzultacemi apod.

Ukázka navozuje širší využitelnost. Dotyčný mohl poznatky zúročit nejen při tvorbě projektu, ale i v přípravě své prezentace. Všimněme si zkratek AKU (akumulační vytápění), LTO (kotel na lehké topné oleje) či slangu „soláry“ a dalších. Konečně, proč je nepoužít? Zápis slouží pouze nám, i když…

Při přípravě tréninku techniků jedné společnosti jsem si udělal bublinkový zápis námětů, který na formátu A3 obsahoval několik desítek bodů. Z něj jsem pak zpracoval a řediteli zaslal nabídku v písemné podobě.

Když se mě teď zeptáte, proč jsem si na jednání s ním vzal k ruce své „bublinky“, pak asi pro rychlou orientaci při argumentaci. Arch s „bublinkami“ ředitelovým očím neunikl. Vstal, přisedl si a bez jediného slova zápis vmžiku pochopil. Po chvíli jsme návrh probírali v pozici „hlava–hlava“. Ve finále se nechal slyšet, že něco takového si nechá líbit a já získal nejen zakázku, ale i cenný důkaz o efektivitě druhé poloviny mozku.

Metoda má překvapivě širokou uplatnitelnost. Autor publikace 50 jednominutových tipů pro úspěšnější komunikaci Phillip Bozek doporučuje tuto techniku (tzv. cluster brainstorming) k přípravě psaných textů a memorand. My jsme k ní však přistoupili jako k technice, která nás může zbavit starostí při přípravě na vystoupení. Jsou však vážnější případy a sami posuďte jeden z nich.

Manažerka nejmenované banky se jako posluchačka zúčastnila tréninku „osobní prezentace“, kde se seznámila s použitelností „cluster brainstormingu“. Zvolila si ho jako téma pro závěrečný výstup a k překvapení všech při něm odhalila důvěrné informace o své osobě, resp. o manželství, které už nějaký čas drželo jen na vlásku. Z jejích slov bylo zřejmé, že manžel, manažer jiné banky, je slušný, inteligentní člověk, a přesto nedokázali společně odhalit příčinu problémů.

Prezentaci zahájila tím, že prý dostala nápad, a to bezprostředně poté, co jsme si zkoušeli práci s „bublinkami“. Doma si udělala obdobný zápis, v kterém rozehrála možné příčiny manželské krize a ještě za tepla si ho okopírovala. Když přišel manžel, dala mu jednu kopii s prosbou, aby barevně zaškrtl ty příčiny (bublinky), které vidí jako rozhodující. Sama prý jinou barvou udělala totéž, samozřejmě ve vedlejší místnosti. K překvapení obou se až na nějakou tu drobnost označení shodovala. Oba zjistili, že vidí problém ve stejných věcech a položili si otázku, proč se dosud nemohli domluvit. Důvodem prý bylo, vysvětlovala, že když něco společně řešili, tak slova vyšuměla a debata sklouzla z příčin do výčitek. Něco jako „tvoje matka – moje matka“ a točili se v kruhu. Co kdo rozumného řekl, nebylo na stole, a tudíž jakoby to neřekl. Po mnoha nezdařených pokusech jsme se pak stali na podobné debaty alergičtí, dodala.

S dotyčnou jsem mluvil zhruba po roce a ani se nesnažila skrýt slzy. „Manželství nám vydrželo a budeme mít druhé…“

Vysvětlili jsme si podstatu obrazového zápisu, ukázali rozsah jeho použitelnosti, ale mezi doporučením a vlastním uplatněním bývá hluboká propast. Leckdo si kapitolu přečte, třeba si i řekne, že by to mohlo fungovat a zavřením knihy vše končí. Pojďte si proto chvilku hrát a techniku si ověřit.

Cvičení

Zkuste si rozvinout bublinkový zápis libovolného tématu, nejlépe takového, co popouští uzdu fantazii. Koho nic nenapadá, může si vybrat z následujících témat:

– Moje ideální dovolená bez ohledu a finanční možnosti.

– Šéf má čtyřicetiny a jsem pověřen(a) je zorganizovat.

– Balím kufr do lázní v Karlových Varech.

– Hodlám koupit nové auto.

– Co bych dělal(a), kdybych… dosaďte si libovolnou situaci.

(Vzpomínám na dámu, která zvolila „kdybych chtěla třetí dítě“ a podotýkám, že její cluster zápis netrpěl fádností.)

Než se vydáme k dalším svízelím, osvěžme si doporučený postup.

Shrnutí

· Myšlenky si zachytávejme jako slovně-grafický obraz a jejich zkratky vpisujme do oddělených obrazců, například komiksových bublin.

· Okolo středu (názvu tématu) vytvořme z „bublin“ hrozen bodů (poznámek), vnímatelných okem komplexně. Na rozdíl od psaného textu posoudíme souvislosti snáze a rychleji.

· „Bubliny“ připojujeme od středu k okraji, resp. od hlavního k detailnímu.

· Myšlenkám neklaďme mantinely a zachytávejme je, jak volně plynou. Klidně začínejme zprostředka.

· Startovací impuls k uvolňování myšlenek hledejme v novinářských otázkách proč, co, jak, kde, kdy, kdo.

Kapitola druhá

Co je ve hře před zvoněním

Situace č. 5

Z přípravy máme poznámky a nevíme, jak je uspořádat, aby byla řeč srozumitelná a účinná.

I dříví je třeba skládat promyšleně, jinak…

Jinak se zřítí jako myšlenkový pochod posluchačů, když jim v hlavě vytvoříme chaos. Na první místo klaďme obsahovou srozumitelnost, resp. části tématu rozkrývejme logicky. Druhé vyplývá z prvého a detailní z obecného. Dílčí body, ale třeba i příklady, řaďme tak, aby se poznání rozšiřovalo postupně a zapadalo do sebe. Hlavně nic na přeskáčku.

Rizikem bývá odbočování, které má sice svůj význam, ale musíme ho vědomě řídit. Jakmile posluchačům nějaká informace uteče (nezapadne) a doufají, že jim ji osvětlí informace následující, nastupuje nervozita, destrukce vnímání a nakonec vypnutí pozornosti.

Nezřídka obdržíme z publika dotaz, který nás usvědčí, že jsme něco předběhli, nezdůraznili nebo se příliš zabýváme detaily. Stane se to snadno. Proto – pokud nás v průběhu vystoupení něco významného napadne – a s tím počítejme, sdělme posluchačům, že odbočujeme, a taky že se vracíme. Později si to blíže předvedeme u tzv. techniky „stromu“ (situace č. 63).

Chaos v hlavách posluchačů poznáme z jejich zpětné vazby. Například oči v sloup bývají známkou přemýšlení, ošívání se a těkání ukazuje na bezradnost a vzájemné šuškání znamená snahu „navázat nit“. Konečně apatický pohled s tělem rozlitým v židli vysílá „vypnuto“. Pokud něco takového nastane, zkusme udělat ve výkladu předěl. Např. oznamme, že si nyní něco ukážeme… a uveďme třeba příklad, zkrátka něco zajímavého, co neklade nároky na myšlení, ale s tématem souvisí. Tím jsme provedli restart a stručným zopakováním se vraťme k předchozímu výkladu. Tentokrát už bez odboček a logicky. Nikdy, zdůrazňuji nikdy, nekritizujme posluchače za nezájem (ani ironií či vtipem). Mohli by vypnout i ti, co dosud odolávají.

Shrnutí

· Na první místo klaďme obsahovou srozumitelnost. Druhé vyplývá z prvého a detailní z obecného.

· Dílčí body řaďme tak, aby poznání narůstalo postupně a plynule navazovalo. Vyvarujme se přeskakování a neřízeného odbočování.

· Pokud se v průběhu vystoupení inspirujeme (často díky nedokonalé přípravě) a něco významného nás napadne, sdělme, že odbočujeme, a následně, že se vracíme.

· Nevystupujme zakukleni do svých myšlenek a zpětnou vazbou se přesvědčujme, jestli nás posluchači chápou.

· Zmatek v hlavách posluchačů prozrazuje jejich řeč těla (oči v sloup, ošívání se, nervózní těkání, šuškání se sousedem apod.).

· Pokud posluchači vypínají, udělejme ve výkladu předěl a restartujme jejich vnímání tím, co je zajímá. Postupně pak přejděme ke stručnému zopakování předchozích pasáží.

· Nekritizujme posluchače za jejich nezájem.

Situace č. 6

Získali jsme fakta (trumfy) a nevíme, jak je při vystoupení nejlépe zúročit.

Jsou vystoupení, u kterých můžeme řazením dílčích sdělení sledovat specifické záměry a obsah lépe zúročit. Typické to bývá tehdy, když při vystoupení něco nárokujeme a od přítomných potřebujeme souhlas. Pro ilustraci se podívejme, kudy cesta nevede.

Příklad

Na poradě začne jeden z manažerů tím, že jeho děvčata musí běhat o patro výš, a pak nic nestíhají, a svá slova dokládá čísly. Než z něho vyleze, že potřebuje na patře xerox, jsou všichni přesvědčeni, že žádá o zvýšení počtu pracovnic nebo nárokuje výtah.

Abychom se vyhnuli podobným situacím a hned v začátcích nevyvolali záporné reakce nebo nezapomněli na argumenty, můžeme uplatnit následující postup:

Vážení čtenáři, právě jste dočetli ukázku z knihy Jak zvládnout 77 obtížných situací při prezentacích a přednáškách.
Pokud se Vám líbila, celou knihu si můžete zakoupit v našem e-shopu.