Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy
Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Tomáš Šimek

Word 2013

podrobný průvodce

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Vydala Grada Publishing, a.s.
U Průhonu 22, 170 00  Praha 7
tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400
www.grada.cz
jako svou 5182. publikaci

Odpovědný redaktor Petr Somogyi
Sazba Petr Somogyi
Počet stran 192
První vydání, Praha 2013

© Grada Publishing, a.s., 2013

V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků.

Vytisklo TISK CENTRUM s.r.o.
www.tiskcentrum.cz

ISBN 978-80-247-4730-9

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

E-knihu ve formátu EPUB vytvořil Petr Somogyi

ISBN 978-80-247-8556-1 (ve formátu PDF)
ISBN 978-80-247-8557-8 (ve formátu EPUB)

Úvod

Pořídili jste si textový editor Word, který je jedním z nejpoužívanějších nástrojů na zpracování textu na počítači. Práce s textem nespočívá jen v psaní, ale i ve změnách vzhledu a ve využití řady jazykových nástrojů. Word se proto dá označit jako obsáhlá aplikace s mnoha funkcemi, které zpracování textů usnadní, urychlí a zkvalitní.

Správně zformátovaný dokument, který respektuje jazyková pravidla, je vizitkou každého uživatele. Kvalita a široká nabídka funkcí Wordu není v rozporu s jednoduchým používáním tohoto programu. Na pracovní ploše můžete vidět dokument tak, jako kdybyste psali na papír. Rovněž veškeré změny a formátování textu jsou snadné a výsledek provedené úpravy vidíte hned na obrazovce, v řadě případů dokonce i ve formě náhledu ještě předtím, než změnu aplikujete.

Jakmile zvládnete základní operace s Wordem, které jsou popsány v této knize, nebude vám činit problém vytvořit si kvalitní dokument prakticky libovolného typu. Budete možná překvapeni, že i složitější dokument, jehož příklad vidíte na obrázku, vytvoříte během několika minut.

Ukázka dokumentu, který můžete vytvořit ve Wordu

Důležitou vlastností této knihy je, že se zaměřuje především na takové funkce Wordu, s nimiž se uživatelé tohoto textového editoru setkávají nejčastěji. Je totiž známo, že asi 90 % uživatelů využije při své práci něco kolem 20 % všech funkcí a vlastností Wordu. Proto je tato kniha zaměřena na těchto „dvacet procent“, které však popisuje do větší hloubky a kromě popisu daných teoretických postupů předkládá i praktické příklady. Tím máte možnost nejen lépe pochopit jednotlivé akce a činnosti, ale získáte přehled o řadě dokumentů, které lze pomocí Wordu vytvořit.

Četba knihy předpokládá pouze základní znalosti práce s operačním systémem Windows, musíte tedy znát hlavní principy práce s okny. Základy zpracování textu na počítači budou již popsány na následujících stránkách.

Kniha je rozdělena do deseti kapitol. V první se seznámíte s úplnými základy: jak spustit program, jak ho ovládat a jak pracovat s nápovědou. Ve druhé kapitole se naučíte vytvářet dokumenty a pracovat s nimi. Úpravy dokumentů jsou tématem třetí kapitoly. Čtvrtá kapitola se věnuje formátování textu a odstavců. Další, pátá, popisuje formátování stránky. Šestá kapitola se zabývá prací s dokumenty. Sedmá a osmá kapitola jsou věnovány tabulkám a obrázkům. V deváté kapitole zvládnete práci s dlouhými dokumenty a v poslední kapitole se dozvíte něco o nastavení programu Microsoft Word.

Hodně úspěchů při práci přeje

Tomáš Šimek

1.První kroky s Wordem

V této kapitole se seznámíte s úplnými základy: k čemu všemu je možné textový editor Word využívat, jak ho spustit a vypnout, poznáte základní ovládací prvky programu a funkce sdružené na pásu karet. Nakonec se naučíte používat nápovědu, která může být online na internetu nebo offline ve vašem počítači.

1.1Principy práce s textovým editorem Word

S textovým editorem Word si můžete kdykoliv sednout k počítači, spustit tento program a dát se do práce, tedy do vytvoření vašeho prvního dokumentu. Tvorba dokumentů sestává z několika základních kroků, obvykle se jedná o následující:

1.Připravte si pracovní plochu s novým, prázdným dokumentem (jako prázdný list papíru).

2.Vytvořte (napište) dokument.

3.Uložte tento dokument. Ukládání byste měli provádět průběžně během psaní dokumentu i během úprav a změn, které v něm budete následně provádět.

4.Opravte případné chyby, pokud jste je neopravovali již během psaní.

5.Zformátujte dokument. Formátování můžete provádět již během psaní dokumentu, nicméně jej můžete dokončit i později. Pod pojmem „formátování“ máme na mysli změnu vzhledu dokumentu (písma, nastavení mezery mezi odstavci, rozložení textu na jednotlivých stránkách apod.).

6.Dokument nakonec vytiskněte (nebo zveřejněte na internetu či odešlete elektronickou poštou – podle toho, k jakému použití je určen).

Ve Wordu můžete vytvořit celou řadu různých druhů dokumentů:

■dopis, e-mail,

■hlavičkový papír,

■formulář,

■webové stránky,

■certifikát, diplom,

■zprávu,

■blahopřání,

■zápis z jednání, záznam telefonátu, protokol,

■životopis,

■sportovní tabulky a výsledkové listiny,

■adresáře,

■fotoalba,

■propagační nebo reklamní leták, ceník,

■reklamní banner,

■noviny, knihy,

■bulletin,

■fakturu, prodejní doklad,

■brožuru, „skládačku“,

■vizitky, identifikační karty, jmenovky,

■štítky, nálepky,

■kalendář, pracovní rozvrh,

■seznam úkolů,

■jídelní lístek,

■katalog,

■referát, vědeckou práce,

■smlouvu,

■pozvánku.

Tento seznam není vyčerpávající – během čtení následujících stránek vás jistě napadne celá řada dalších dokumentů, které mohou vzniknout právě ve Wordu.

1.2Spuštění Wordu a ukončení práce

Textový editor Word, stejně jako ostatní aplikace navržené pro práci v systému Windows, lze spouštět několika způsoby. Předvedeme vám nejčastější postupy a dozvíte se také, jak můžete práci s Wordem ukončit.

1.2.1Spuštění Wordu pomocí tlačítka Start

Základním postupem je vyhledat Word v nabídce Start, stejným způsobem, jak se dají spustit všechny programy instalované v systému Windows.

1.Stiskněte tlačítko Start .

2.Najděte položku Microsoft Word 2013 a klepněte na ni.

Nenajdete-li Word ve zkrácené nabídce, klepněte na Všechny programy, pak vyhledejte Microsoft Office 2013 a tam již bude položka Word 2013 k dispozici.

Do zkrácené nabídky umístíte položku Word 2013 tak, že v seznamu nabídky Start klepnete na položku Word 2013 pravým tlačítkem myši a vyberete příkaz Připnout k nabídce Start.

1.2.2Spuštění Wordu pomocí ikony

Kromě toho, že se Microsoft Word nachází v seznamu programů, který získáte po rozvinutí nabídky Start, si můžete na pracovní plochu umístit zástupce a spouštět Word jeho pomocí. Poklepejte tedy na ploše na ikonu Microsoft Word.

Obrázek 1.1: Zástupce Wordu 2013 na pracovní ploše

Ikonu Word 2013 umístíte na pracovní plochu tak, že najdete položku Word 2013 v nabídce Start, klepnete na ni pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vyberete příkaz Odeslat a pak Plocha (vytvořit zástupce).

1.2.3Spuštění Wordu otevřením souboru

Systém Windows nabízí maximální urychlení při otevírání souborů. Z tohoto důvodu je v nabídce Start seznam s naposledy upravovanými soubory (dokumenty, tabulkami, databázemi apod.). Najdete-li mezi nimi požadovaný dokument, můžete otevřít tento soubor a současně tak spustit i Word.

1.Stiskněte tlačítko Start a vyberte složku Dokumenty.

2.Poklepejte na soubor, který chcete otevřít. Tím se nejprve spustí textový editor Word a v něm se otevře zvolený dokument.

Stejný postup platí i tehdy, vyhledáte-li dokument ve správci souborů, tedy například v programu Průzkumník Windows.

1.2.4Ukončení práce Wordu

Word můžete ukončit několika způsoby. Nikdy se však nezapomeňte přesvědčit, že máte všechny ještě otevřené dokumenty uložené!

První možnost je následující: zadejte příkaz Soubor a vyberte Zavřít. V případě, že některý z otevřených dokumentů není uložen, vyzve vás Word k jeho uložení. Můžete vybrat Uložit (změny se uloží a ukončí se práce Wordu), Neukládat (změny se neuloží, ale ukončí se práce s Wordem), Storno (provede se návrat bez ukončení Wordu, aniž by byly provedeny nějaké změny).

Obrázek 1.2: Pojistka proti ukončení Wordu bez uložení naposledy provedených změn

K dispozici jsou ještě další způsoby: Word lze ukončit též tlačítkem Zavřít v pravém horním rohu okna, stisknutím klávesové zkratky Alt+F4 nebo klepnutím na tlačítko a volbou Zavřít.

1.3Okno Microsoft Word a ovládání Wordu

Po spuštění textového editoru Word se objeví okno aplikace Microsoft Word. Obsahuje jednak pracovní plochu („prázdný list papíru“), na níž budete pracovat s dokumentem, jednak ovládací prvky – tlačítka, příkazy, pomocí nichž budete spouštět jednotlivé funkce Wordu, a stavový řádek.

Obrázek 1.3: Okno aplikace Microsoft Word 2013

1.3.1Součásti okna Microsoft Word

Vlevo nahoře najdete panel nástrojů Rychlý přístup, na kterém jsou umístěna nejčastěji používaná tlačítka tak, abyste je měli vždy po ruce. Standardně se zde nacházejí tlačítka pro otevření a uložení souboru, návrat zpět či krok dopředu, resp. opakování naposledy provedené akce a rychlý tisk dokumentu.

Následuje pruh s názvem otevřeného souboru a tlačítka pro zobrazení nápovědy, práci s oknem (jeho minimalizaci, maximalizaci přes celou obrazovku, resp. obnovení velikosti okna), práci s pásem karet a ukončení programu Word.

Pod horním pruhem se nachází pás karet. Na něm vidíte záložky pro základní karty. Každá karta obsahuje množství tlačítek. Klepnutím na záložku se změní tlačítka na pásu karet, protože se objeví jiná karta obsahující jinou sadu tlačítek. Některé karty se objeví až v určité situaci – například karty pro úpravy obrázků odhalíte až v okamžiku, kdy do dokumentu vložíte obrázek a označíte ho.

Pás karet můžete zmenšit pouze na záložky, poklepete-li na aktivní záložku. Tlačítka se opět objeví, klepnete-li na libovolnou záložku.

Obrázek 1.4: Stažený pás karet

Nastavení pásu karet provedete tlačítkem .

Obrázek 1.5: Nastavení pásu karet

Pro posun výřezu obrazovky slouží vodorovný a svislý posuvník. Vodorovný posuvník se zobrazí pouze v případě, kdy se stránka v dané velikosti zobrazení nevejde do okna. Úplně dole je stavový řádek obsahující informace o stavu programu (například číslo stránky a celkový počet stránek v dokumentu, číslo oddílu, počet slov, nastavený jazyk a další). Vpravo jsou pak tlačítka pro změnu typu a velikosti zobrazení dokumentu. Informace zobrazené ve stavovém řádku si můžete přizpůsobit, klepnete-li na něj pravým tlačítkem myši (viz obrázek 1.6).

1.3.2Funkce tlačítek v pásu karet

V pásu karet je seskupena většina ovládacích prvků Wordu. Protože je nelze mít zobrazené všechny najednou, jsou umístěny na kartách. Karty mají viditelný název (záložku), klepnutím na záložku zobrazíte tlačítka a příkazy dané karty. Je-li v textu knihy uvedeno „na kartě Domů“, musíte nejprve zjistit, jaká karta je právě zobrazena. Není-li to karta Domů, pak klepněte na její záložku.

Obrázek 1.6: Nastavení stavového řádku

Obrázek 1.7: Aktivována je karta Návrh (v popředí)

Zastánci zadávání příkazů pomocí klávesnice a klávesových zkratek – tedy stisknutí kombinace klávesy Alt s podtrženým písmenem v daném příkazu – nemusí být smutní, protože na vyžádání Word respektuje i pokyny zadávané touto formou. Když stisknete klávesu Alt, objeví se vedle tlačítek klávesy, po jejichž zadání je dané tlačítko aktivováno.

Obrázek 1.8: Zadávání příkazů pomocí klávesnice

Režim ukončíte klávesou Esc nebo opětovným stisknutím klávesy Alt.

1.3.3Nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup

Několik nejčastěji používaných tlačítek najdete v panelu nástrojů Rychlý přístup. Do tohoto panelu si můžete sami umístit tlačítka pro provedení různých akcí. Jednejte však rozvážně a mějte zde skutečně jen ta tlačítka, která pravidelně používáte, ať vám zde zbytečně nezabírají místo. Několik tlačítek, která byste mohli do panelu zařadit, najdete i v přímé nabídce:

1.Klepněte na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup .

2.Označte příkaz, který chcete do panelu zařadit.

Další příkazy a funkce můžete přidat do panelu takto:

1.Klepněte pravým tlačítkem myši v oblasti panelu nástrojů Rychlý přístup.

2.Zadejte příkaz Přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup.

3.V rozevíracím seznamu Zvolit příkazy z vyberte skupinu činností, v níž se nachází tlačítko funkce, kterou chcete do panelu přidat.

4.V seznamu dole označte požadovanou funkci.

5.Stiskněte tlačítko Přidat.

6.Po skončení nastavování tlačítek zavřete dialogové okno klepnutím na tlačítko OK.

Obrázek 1.9: Nastavení panelu nástrojů Rychlý přístup

Pomocí tlačítek se šipkami nahoru a dolů můžete změnit pořadí tlačítek, jak budou umístěna v panelu. Označíte-li v dialogovém okně Možnosti aplikace Word v pravém seznamu určitý příkaz a stisknete-li tlačítko Odebrat, odstraníte tím odpovídající tlačítko z panelu nástrojů Rychlý přístup.

Tlačítko přidáte do panelu nástrojů Rychlý přístup také tak, že na něj klepnete pravým tlačítkem myši v pásu karet a vyberete příkaz Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup.

Tlačítko rychle odstraníte z panelu nástrojů Rychlý přístup, když na něj klepnete pravým tlačítkem myši a zadáte příkaz Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup.

1.3.4Spouštění funkcí Wordu

Ovládání textového editoru Word není složité. Pro často používané akce můžete dokonce použít i několik postupů. Některé jsou sice delší, máte však na výběr více možností. Pomocí jiných postupů zase dosáhnete stejného výsledku daleko rychleji. Většinu činností, alespoň těch ze skupiny základních, běžně používaných akcí, můžete provést následujícími způsoby:

■Pomocí tlačítek na kartách v pásu karet. Tlačítka na pásu karet spustí určitou funkci, ale většinou rozvinou nabídku příkazů, které vás dále dovedou do dialogových oken, kde se nastavuje větší množství parametrů. Například v dialogovém okně, jež vidíte na následujícím obrázku 1.10, můžete určit, do kolika sloupců má být text zarovnán a jakou mají mít jednotlivé sloupce šířku, zda má být mezi sloupci čára.

Obrázek 1.10: Ukázka dialogového okna

■Pomocí speciálních kláves nebo klávesových zkratek (kombinací). Jedná se o velmi rychlé postupy, jsou však definovány pouze pro častěji používané funkce a často nemáte možnost nastavovat některé dodatečné parametry. Například dokument můžete vytisknout příkazem Soubor/Tisk, ale tento příkaz můžete nahradit klávesovou zkratkou Ctrl+P.

Klávesové zkratky uvidíte tehdy, přemístíte-li kurzor myši nad tlačítko v pásu karet.

■Pomocí místní nabídky příkazů (viz dále).

Obrázek 1.11: Využití místní nabídky

1.3.5Místní nabídka příkazů

Užitečným nástrojem, který je dobré využít především při práci s různými objekty, které ve Wordu vytváříte, jsou místní nabídky příkazů. Ty totiž obsahují příkazy, o nichž Word předpokládá, že byste je mohli v daný okamžik potřebovat. Nemusíte tedy procházet základní nabídku příkazů a hledat zde příslušný příkaz.

Místní nabídka je spojena s nějakým konkrétním místem a její obsah se mění podle toho, na jaké místo klepnete. Zobrazíte ji klepnutím pravým tlačítkem myši na příslušné místo.

Pracujete-li třeba s tabulkou, můžete klepnout pravým tlačítkem myši na tabulku a k dispozici budete mít příkazy, které se vztahují k práci s tabulkou nebo k práci s textem v tabulce.

1.4Nápověda

Nápověda je systém pomocných informací k funkcím textového editoru Word. Témata, o nichž potřebujete nějaké informace, můžete získat různými způsoby – vyhledáním témat z nabídky nebo podle rejstříku, zobrazením nápovědy kontextově, tedy podle situace, ve které se právě Word nachází, vyhledáním určitého slova. Nápověda je neustále aktualizována, takže máte-li počítač připojený k internetu, můžete pracovat online. Nicméně nápověda vychází vstříc i uživatelům, kteří počítač připojený nemají. Výhodou online nápovědy je, že máte okamžitý přístup k nejnovějším informacím a poznatkům, výhodou offline nápovědy pak zase to, že nemusíte být připojeni, ale nápovědu máte stále k dispozici.

Obrázek 1.12: Okno s nápovědou

1.4.1Otevření nápovědy

Téma nápovědy, které požadujete, můžete získat vyhledáním v samostatném okně s nápovědou.

1.Stiskněte klávesu F1 nebo klepněte na tlačítko .

2.Vyhledejte požadované téma. Můžete listovat odkazy, nebo specifikujte téma v textovém okně a stiskněte tlačítko s lupou.

Text nápovědy si můžete vytisknout, klepnete-li na tlačítko .

1.4.2Přepnutí mezi nápovědou online a offline

Stav nápovědy, tedy zda pracujete s nápovědou z webu Office.com, nebo s nápovědou offline, můžete změnit takto:

1.Klepněte na tlačítko se šipkou dolů vedle textu Nápověda pro Word.

2.Vyberte příkaz Nápověda pro Word z webu Office.com nebo Nápověda pro Word z počítače.

Obrázek 1.13: Přepnutí mezi nápovědou online a offline

1.4.3Kontextová nápověda

Potřebujete-li poradit s nějakým příkazem nebo volbou v dialogovém okně, můžete získat nápovědu přímo k danému prvku, tzv. kontextovou nápovědu. Stačí, když stisknete tlačítko .

2.Vytváření dokumentu

V této kapitole si společně projdeme postup, jakým způsobem vytvoříte nový dokument, napíšete příslušný text s nezbytnými drobnými opravami a dokument uložíte. Během práce můžete měnit způsob zobrazení, aby se vám s ním dobře pracovalo. Na závěr si dokument vytisknete.

2.1Postup práce s dokumentem

Nejprve se budeme ve stručnosti věnovat popisu základních operací s dokumentem. Budou pak detailněji rozvedeny v dalších kapitolách knihy, neboť tato část slouží zejména pro ucelený pohled na to, jak se s dokumenty ve Wordu pracuje.

Mezi základní operace, které nezbytně musíte znát, patří:

■Otevření nového prázdného dokumentu.

■Otevření již existujícího dokumentu, který jste si dříve uložili (nebo jste ho od někoho získali).

■Psaní dokumentu, včetně několika zásad, jak „psát správně“.

■Základní drobné opravy textu.

■První uložení a průběžné ukládání dokumentu.

■Tisk dokumentu.

■Způsoby zobrazení dokumentu.

■Zavření dokumentu.

2.2Otevření dokumentu

Otevření dokumentu je akce, při které se soubor s dokumentem načte z místa, kde je uložen (tedy z disku počítače, externího disku, z internetu, flash disku a také z novinky – webového disku SkyDrive) do paměti počítače tak, abyste ho mohli zpracovávat, a současně se tento dokument objeví na obrazovce.

Při otevírání souboru je třeba rozlišovat, zda se jedná o přípravu nového prázdného dokumentu nebo o otevření dokumentu, který již existuje. Rozlišujte tedy dvě akce:

■Otevření nového prázdného dokumentu, který teprve začnete vytvářet (odpovídá tomu příkaz Soubor/Nový).

■Otevření již v počítači uloženého rozpracovaného dokumentu (odpovídá tomu příkaz Soubor/Otevřít).

2.2.1Otevření nového dokumentu

Chcete-li začít vytvářet nový dokument, musíte ho nejprve otevřít.

Word po svém spuštění vždy otevře nový dokument, což lze poznat podle toho, že se ihned po spuštění programu objeví prázdná pracovní plocha. V záhlaví okna (to je pruh na horním okraji okna) je předvolený název dokumentu Dokumentx, kde x je pořadové číslo.

Obrázek 2.1: Nový prázdný a neuložený dokument má v záhlaví označení „Dokumentx“

Jakmile již s nějakým souborem pracujete a chcete otevřít nový prázdný dokument, musíte použít tento postup:

1.Zadejte příkaz Soubor/Nový.

2.Klepněte na Prázdný dokument.

V případě, že budete chtít vytvořit prázdný dokument rychlejším způsobem, použijte místo výše uvedeného postupu klávesovou zkratku Ctrl+N nebo tlačítko Nový v panelu nástrojů Rychlý přístup.

2.2.2Otevření dokumentu na základě vzoru

V předcházejícím případě jste otevřeli nový prázdný dokument. Nový dokument však také můžete vytvořit tím způsobem, že je již předpřipraven – má určitý vzhled nebo je vytvořen z nějakého jiného dokumentu.

1.Zadejte příkaz Soubor/Nový.

2.Vyberte si šablonu.

3.Stiskněte tlačítko Vytvořit.

Větší část okna je zabrána velkým množstvím šablon, z nichž si můžete vybrat. Až najdete tu pravou, klepněte na ni. V podokně si pak prohlédněte náhled a přečtěte základní informace o této šabloně. Vyhovuje-li vám, klepněte na tlačítko Vytvořit.

Na webu jsou k dispozici stovky dalších šablon. Můžete tedy také napsat do textového okna, co charakterizuje hledanou šablonu (například chcete-li psát dopis, napíšete „dopis“) a stisknete tlačítko s lupou. Vpravo můžete měnit kategorie šablon.

Uvědomte si, že přestože je dokument již částečně vytvořen, jedná se stále o nový (a tedy neuložený) dokument.

2.2.3Otevření existujícího souboru

Na rozdíl od předcházejících postupů, pomocí nichž získáte zcela nový dokument, se nyní zaměříme na otevírání dokumentů, které již jsou vytvořeny, rozpracovány, pojmenovány a uloženy.

Obrázek 2.2: Výběr šablony nového dokumentu

Obrázek 2.3: Dialogové okno pro otevření souboru s dokumentem

1.Zadejte příkaz Soubor/Otevřít nebo stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+O.

2.Zvolte, zda je dokument uložen v počítači nebo na webovém disku SkyDrive.

3.Označte složku, ve které se dokument nachází, nebo klepněte na tlačítko Procházet. Otevře se dialogové okno Otevřít.

4.Označte v seznamu dokumentů požadovaný dokument.

5.Klepněte na tlačítko Otevřít.

Dialogové okno Otevřít zobrazíte přímo pomocí tlačítka Otevřít v panelu nástrojů Rychlý přístup.

2.2.4Otevření nedávno zpracovávaného dokumentu

Dokument, s nímž jste pracovali nedávno, můžete otevřít, aniž byste zobrazovali dialogové okno Otevřít a vyhledávali složku, kde je dokument uložen.

1.Zadejte příkaz Soubor/Otevřít.

2.Vyberte Poslední dokumenty.

3.Klepněte na dokument, který chcete otevřít.

2.2.5Otevření souborů v jiném formátu

Word umožňuje otevřít i některé dokumenty, které jsou vytvořeny v jiném textovém editoru. Tento dokument bude mít jinou příponu. Obdržíte-li tedy takový dokument, můžete se pokusit ho otevřít takto:

1.Stiskněte tlačítko Otevřít v panelu nástrojů Rychlý přístup.

2.Klepněte na tlačítko, ve kterém je nyní napsáno Všechny dokumenty Wordu.

3.Vyberte požadovaný typ souboru.

4.Nastavte složku, v níž se dokument nachází.

5.Označte požadovaný dokument v seznamu dokumentů.

6.Klepněte na tlačítko Otevřít.

2.3Psaní dokumentu

V předcházejících částech jste se seznámili se všemi činnostmi, jejichž znalost je nezbytná předtím, než začnete psát první dokument. Psaní však neznamená pouze to, že pomocí klávesnice vložíte text, je třeba respektovat určitá pravidla. Tato pravidla jednak vycházejí z obecných zásad, které se při psaní textu používají, jednak je třeba mít na paměti určité činnosti související s psaním textu na počítači.

2.3.1Zásady pro psaní textu

Při psaní textu se můžete dostat do situací, které nebudete umět vyřešit nebo při nichž můžete intuitivně zvolit špatný postup. Následující odstavce by měly většinu těchto situací eliminovat.

Nebojte se napsat nejprve to, co vás napadne, zachytit myšlenku. Pokud to bude napsáno dobře, tím lépe. Pokud ne, nic se neděje, stále máte možnost text opravit.

Nicméně nepodceňujte správnost psaní. V poslední době se zdá, že „kultura“ komunikace klesá, a proto je třeba si uvědomit, že kvalitně napsaný dokument je vždy vaší vizitkou.

Nyní bychom vás tedy chtěli upozornit na nejčastější problémy, s nimiž se setkávají uživatelé textových editorů.

2.3.2Zobrazení značek pro formátování

Při psaní textu se v dokumentu mohou zobrazovat symboly jako ¶, případně i další značky v případě, kdy je stisknuté na kartě Domů tlačítko Zobrazit vše. Nepokoušejte se však tyto značky smazat, protože se jedná o tzv. značky pro formátování, jejichž účelem je znázornit v dokumentu důležitá místa:

■konce odstavce,

■mezery,

■pevné mezery,

■tabulátory,

■pevné konce řádků,

■a další.

Obrázek 2.4: Netisknutelné značky v dokumentu

Tyto značky se při tisku neobjeví, takže nemusíte mít obavy, že by nějak ovlivnily vzhled dokumentu, nicméně jsou velmi důležité pro orientaci v textu. Z obrázku mimo jiné poznáte, že:

■Mezi slovy „s“ a „teplotou“ není běžná mezera, ale pevná mezera, jejíž význam je kupříkladu ten, že se mezi těmito slovy nikdy neukončí řádek.

■Předposlední odstavec je prázdný odstavec (v řádku vidíte pouze symbol ¶, označující konec odstavce).

■Seznam s odrážkami je odsazený od levého okraje pomocí klávesy Tab.

Chcete-li zobrazit nebo skrýt značky pro formátování, použijte na kartě Domů tlačítko Zobrazit vše. Můžete si ale také vybrat, které značky chcete vidět.

1.Zadejte příkaz Soubor/Možnosti.

2.Přejděte na kartu Zobrazení.

3.Nastavte volby v sekci Vždy zobrazit tyto značky formátování na obrazovce.

4.Stiskněte tlačítko OK.

Obrázek 2.5: Zobrazení vybraných formátovacích značek

2.3.3Rozdělení textu do řádků

Možná by ve vás stále ještě mohl přetrvat zvyk z psacích strojů a tendence ukončovat každý řádek „přesunem vozíku na začátek dalšího řádku“ klávesou Enter. Word hlídá pravý okraj automaticky a slovo, které by přesáhlo nastavený pravý okraj, přesune na další řádek. Klávesu Enter používejte zásadně jen k ukončení odstavce.

2.3.4Používejte správné znaky

Každý typ písma, font, obsahuje daleko více znaků, než můžete napsat pomocí klávesnice. Existují sice postupy, jak zadat znaky pomocí kódů (kombinace klávesy Alt a číselného kódu daného znaku), praktičtější však bude využít dialogové okno Symbol.

1.Přesuňte kurzor na místo, na něž chcete vložit znak, který není na klávesnici.

2.Přejděte na kartu Vložení.

3.Stiskněte tlačítko Symbol.

4.Nenajdete-li symbol v nabídce, která se objeví po stisknutí tlačítka, klepněte na Další symboly.

5.Písmena a speciální akcenty jsou součástí daného fontu, proto nastavte v okně Písmo buď položku (normální text), nebo typ písma, jímž píšete. Obrázkové znaky pak můžete vložit tak, že zde nastavíte typ písma obsahující obrázkové znaky, tedy písmo Wingdings.

6.Klepněte na znak, který chcete vložit.

7.Stiskněte tlačítko Vložit.

8.Můžete pokračovat ve vkládání dalšího znaku nebo dialogové okno uzavřít klepnutím na tlačítko Zavřít.

Obrázek 2.6: Vložení speciálních symbolů a znaků, které nelze jednoduše vložit pomocí klávesnice

Znáte-li postup, jak vložit speciální znaky, bylo by nevhodné zjednodušovat si psaní dokumentu tím, že budete používat nerovnocenné náhrady. Vhodné použití obrázků může naopak dokument oživit. Upozorníme vás alespoň na nejčastější případy a prohřešky.

■Nahrazování symbolů, které jsou k dispozici, jinými, podobnými symboly. Na obrázku 2.7 vidíte vpravo správně zadané znaky, vlevo pak v podobě, jak bývají často nesprávně uváděny.

Obrázek 2.7: Používejte správné znaky a symboly, nikoliv náhražky

■Při prohlížení dialogového okna Symboly vás napadne jistě řada dalších případů z oblasti financí, matematiky a dalších.

■Objevují-li se v textu cizí slova, využijte nepřeberné množství akcentů, které jsou k dispozici – jistě najdete ten správný.

Obrázek 2.8: Můžete zvolit z řady akcentů ten správný

■Tam, kde je to možné a vhodné, doplňte obrázky.

Obrázek 2.9: Využití obrázkových symbolů v textu

2.3.5Tvrdé mezery

Textový editor Word sice umí rozdělovat slova do řádků, hlídá si pravý okraj stránky, ale rozhodně nemůže rozumět všem pravidlům jazyka. Proto se může stát to, co vidíte na obrázku 2.10. Ve čtyřech řádcích jsou hned dvě nepřístojnosti – datum ani číslo rozhodně nelze rozdělit na dva řádky. Jak problém vyřešit?

Rozhodně nedorovnávejte text dalšími mezerami, ani nevkládejte klávesou Enter odstavec, jak by vás to možná v prvním okamžiku lákalo. Použijte však tzv. tvrdou (pevnou) mezeru. Ta se neliší od „běžné“ mezery, ale navíc nedovolí na dva řádky rozdělit slova, mezi kterými se nachází.

Chcete-li na určité místo vložit tvrdou mezeru, umístěte tam kurzor a stiskněte klávesy Ctrl+Shift+Mezerník. Jestliže jsou běžné mezery v textu označeny symbolem tečky, místo tvrdých mezer uvidíte kroužek (symbol pro stupně).

Obrázek 2.10: Použití tvrdých mezer

V následujícím seznamu najdete řadu dalších příkladů, kde musíte použít tvrdou mezeru, neboť rozdělení těchto výrazů na dva řádky je v podstatě nepřípustné.

■Šel jsem tam s | jeho bratrem.

■Hrad byl postaven z | ledu.

■Nemocného léčil dr. | Janků.

■K události došlo v r. | 1991.

■Prohlédněte si obr. | 26.

■Cena tohoto výrobku je 30 | korun.

■Toto ustanovení najdete v § | 25.

■Petr Novák | st.

■Dne 26. | července | 1999.

■Global Service, s. | r. | o.

■Tento televizor stojí 499 | 000 korun.

■Jeli jsme 17 | km do nejbližší vesnice.

2.3.6Použití mezer

Při psaní textu se mezi slova vkládají mezery. Řada případů se ale může jevit sporně, takže si nemusíte být jisti, zda mezeru použít nebo ne. Proto si předvedeme základní zásady použití mezer v textu. (Mezera bude v následujícím textu označena symbolem _).

V řadě dokumentů najdete mezi slovy místo jedné mezery dvě. Dávejte tedy pozor, aby mezi slovy byla skutečně jen jedna mezera. Chcete-li se přesvědčit o tom, že v textu nemáte dvě mezery, použijte funkci vyhledávání nebo kontrolu gramatiky.

Následuje seznam základních zásad pro použití mezer v textu, který vám pomůže při řešení sporných situací:

■Tečka a čárka ve funkci interpunkčních znamének je následována mezerou, předcházející slovo je však bez mezery. Příklady:

a)znamená to,_že…,

b)dorazil včas._Později však…,

c)firma má název Acapulco,_a._s.

Ale:

d)soubor s názvem DOPIS.DOC (bez mezery),

e)přišli tam v 19.30 (bez mezery).

■ Stejná pravidla platí i pro další interpunkční znaménka: vykřičník, otazník, dvojtečka, středník (za středníkem je vždy malé písmeno).

■Mezera se dále používá při uvádění hodnot. Příklady:

a)dnes jsme ušli 17_km,

b)na horách jsme zažili i –25_°C,

c)γ_=_90_°C,

d)pachatel se odsuzuje podle §_7,

e)30_% lidí má jiný názor,

f)27._kapitola.

■Při uvádění data se nejčastěji využívá jeden z následujících způsobů:

a)12._12._2001,

b)12._prosince_2001,

c)nebo i 12._XII._2001.

■Oddělování tisíců a miliónů v číslech:

Vážení čtenáři, právě jste dočetli ukázku z knihy Word 2013.
Pokud se Vám líbila, celou knihu si můžete zakoupit v našem e-shopu.