Jak ztrácet méně času telefonováním – v kostce

David Gruber

OBSAH

Část první – telefonování pracovní

Telefonické pravidlo reálného života

Jak končí těch devět vyťukání čísla z deseti, kdy se nedovoláte?

Jak končí těch devět dovolání se z deseti, kdy nevyřídíte?

Jak se bránit tomuto nepoměru neúspěšných a úspěšných hovorů?

Jak zmenšit nepříznivý poměr neúspěšných a úspěšných telefonátů

Další zásady úspěšného telefonování

Časový poměr všeobecného úvodu a vlastní věci

Správně se představujte

Elegantně zvládněte omyl

Utajený omyl

Taje telefonické zdvořilosti

Paralingvistické jevy

Když jste coby volající výrazně slabší stranou

Životní krédo Tomáše Bati zakladatele

Jak mluvit do hlasové schránky

Jak nebýt otrokem mobilu

Před, anebo po?

Situace pro mobilový hovor nebo textovku „polopropustné“

Volání a textování podle profesí

Co když volaný hlasovou schránku nemá

Co když se s vámi v nějaké firmě vůbec nebaví?

Co když volaný váš hovor típne,

Co když típnete hovor někomu vy

Příhoda ze slovenské televize

Závěrem…

Část druhá – telefonování mimopracovní

Zdvořilá žádost autora vůči váženým čtenářům

Část první – telefonování pracovní

Tato část bude tvořit přes devadesát procent rozsahu této e-knihy. Začněme:

Říká se, že byznys nezná morálku. Já bych to poopravil: Byznys, pravda, nezná slitování, ale morálku má v principu čistou. Daleko čistší, než jakékoliv úřednické přerozdělování. Obchod se uskuteční jen tehdy, když oba jeho účastníci svobodně ze své vůle chtějí. Jinak nejde o tržní byznys v pravém slova smyslu, ale o monopol, netržní prostředí, vynucování.

Samozřejmě že i v byznysu a konkurenčním boji se vyskytuje mnoho nekalosoutěžních praktik – klamavé reklamy, parazitování na dobré pověsti soutěžitele, zlehčování konkurenta atd. Ale to vše je trestné. Obchodní zákoník v příslušných paragrafech výslovně říká, že co odporuje dobrým mravům, to odporuje i zákonu.

Klíčovou organizační činností v oblasti podnikání, obchodu, práce je telefonování. Správným telefonováním můžeme neuvěřitelně získat, špatným telefonováním si cestu za svými cíli řádně zkomplikovat nebo znemožnit.

Telefonické pravidlo reálného života

Přiměřeně okolnostem, jako je stav telefonní sítě, kvalita pokrytí signálem, hustota provozu, hospodářsko-politické poměry apod., se vytvořilo v České republice posledních let toto telefonické pravidlo:

„Na jedno dovolání se je třeba deset vyťukání nebo jiného zvolení čísla, na jedno vyřízení záležitosti je třeba deset dovolání se.“ Platí to samozřejmě pro jiné hovory než telefonáty dobrým známým, u nichž patříte k preferovaným osobám na kontakt a komunikování. Platí to v situacích, kdy vy hodně potřebujete komunikovat s volaným, ale on s vámi méně nebo vůbec ne. Platí to pro člověka neškoleného v telefonování. Tedy pro většinu z vás.

Jak končí těch devět vyťukání čísla z deseti, kdy se nedovoláte?

příjemce má úplně vypnuto,

příjemce má vybité baterie, porouchaný přístroj,

příjemce je mimo signál,

neexistující číslo,

omyl; překlepli jste se a zvolili jinou osobu nebo neexistující číslo. A ta jiná osoba buď hovor přijme a omyl se vysvětlí, anebo nepřijme, má hlasovou schránku s neutrálním hlasem od operátora nebo je zde jiný důvod, proč můžete v omylu i setrvat.

Příjemce má sice záznamník, ale bez úvodního „povídání“ (bez „outgoing message“, bez individualizované „zprávy pro volající“) – a nebývá jeho zvykem schránku vybírat,

výpadek signálu, jiná vada na trase,

nedokonalá práce spojovatelky (pokud jde o dnes už řídké, ale pořád ještě občas prováděné ruční spojování klapky volaného na pevné lince),

atp.

Jak končí těch devět dovolání se z deseti, kdy nevyřídíte?

Hovor přijme někdo jiný než volaný osobně. Často to bývá u vytížených manažerů, kteří mají zejména na neznámá čísla nachystaného asistenta/asistentku. Nezřídka sice zvoní, hraje nebo tiše bliká zprvu osobní mobil velkého šéfa, ale když tento velký šéf na displeji vidí neznámé číslo volajícího, nechá hovor přesměrovávacím mechanismem spadnout ke své asistentce.

Hovor přijme živá asistentka nebo kolega/kolegyně. A jejich oznámení? „Volaný není přítomen…“ (Kolega neví, kdy volaný přijde, vůbec nikdo na druhém konci drátu nic přesně neví - máme zavolat později, avšak s velkou nadějí, že se situace opět bude opakovat.)

Volaný právě hovoří s někým jiným – a dlouho, dlouho… Někdy existuje služba operátora „až volaný skončí tento hovor, dáme vám vědět – a můžete volat vy“. Ale ani s využitím této služby nemusí volaný po skončení předchozího hovoru ten váš přijmout (zvednout).

Hovor skončí na jiné klapce u někoho jiného, kdo už jej nemůže přepojit ani k volanému ani zpět na ústřednu - hovor zkrátka končí nějak do ztracena.

Schránka volaného funguje, záznam jste v pořádku provedli, dohovořili až do zdárného konce a pozdravu. Ale není jisté, kdy, v jakém stavu a zda vůbec si jej volaný poslechne.

Volaný je správný, podle vaší volby – ale během hovoru zjišťujete, že k vyřízení vaší záležitosti není kompetentní.

Volaný sice má kompetenci rozhodnout, ale až někdy později, ve vazbě na jiné, dosud neznámé nebo nejisté okolnosti atp. – prostě, opět náběh do ztracena.

A vy sami, přátelé, pokud hodně pracovně telefonujete, jistě znáte i celou řadu dalších zádrhelů.

Vidíte, že už samotné dovolání se a vaše započetí toho žádoucího vyřizování vaší záležitosti je malý zázrak.

Jak se bránit tomuto nepoměru neúspěšných a úspěšných hovorů?

Vážení čtenáři, právě jste dočetli ukázku z knihy Jak ztrácet méně času telefonováním.
Pokud se Vám líbila, celou knihu si můžete zakoupit v našem e-shopu.