David Gruber

E-mail management v kostce

OBSAH

Ach ty maily pořád…

Konkrétní příhoda na začátek – stíhající lékař

Návod pro puntičkáře i pro bordeláře

Software pro elektronickou poštu

Filtry příchozí pošty

Jak si vytvořit systém složek v mailovém softwaru

Časový režim kontroly došlých mailů aneb Přerušíte své milování kvůli došlému mailování?

Dvě kontroly mailů denně

Tři kontroly mailů denně

Čtyři kontroly mailů denně

Více než čtyři kontroly mailů denně

Mail přišel – my jej vidíme – co s ním?

Stanovení hraničního časového intervalu na jeden vrz

Paleta všech reakcí na mail

Reakce „nastudovat“

Reakce „projít rychločtením“ a „projít rychlovyhledáváním“

Reakce „delegovat“

Zbylé reakce

Čištění odstraněné pošty

Tři kardinální otázky pro vaši úsporu času

Odpovídáme na mail

Píšeme mail jako první i jako druzí

Oslovení, míra formálnosti či neformálnosti

Předmět mailu

Stručnost

Kopie

Alibistické nadbytečné kopie

Přílohy

Mailová etika z časového hlediska

Odpovídat i tehdy, když „moje reakce je přece jasná z toho, že neodpovím“?

Tělo mailu – nutnost pokrýt v odpovědi všechny body

Odpovídat do těla, nad tělo nebo pod tělo?

Pokud jste šéfem…

Pokud nejste šéfem…

Shrnutí do čtrnácti hesel

Literatura

Ach ty maily pořád…

Tato e-kniha nebude dlouhá. Není totiž větší blbost než zahlcenému člověku, který kvůli každodenní záplavě e-mailů nestíhá a šetří každou minutou, nabízet jako lék další hodiny čtení něčeho.

Takže – opět vás čeká „jen“ kostka – tj. maximum užitečného za minimum času. Ale slibuji, že v závislosti na vaší zpětné vazbě po čtení – na vašich mailech, telefonátech, připomínkách na kurzech – ji budu rozšiřovat. Ovšem jen v takové míře, v jaké si to budete přát vy, mailující lidé.

Věnuji se mail managementu profesionálně nejdéle v této zemi. Mail management se samovolně a logicky stával stále větší a větší součástí mých kurzů racionálního čtení, tak jak již brzy po roce 1990 postupně ubývalo papírových dopisů a přibývalo těch elektronických. Celé toto know-how se nachází někde na průniku racionálního čtení a time managementu. Už v devadesátých letech minulého století mi principál jazykové školy v anglickém Brightonu poradil i pěkný název jednodenního nebo dvoudenního kurzu speciálně na toto téma. A od té doby jej mám ve svém portfoliu: Dealing Daily Dose of E-mails. Stále se jej snažím aktualizovat.

Nejen moje vlastní  zkušenosti s mail managementem - osobní, učitelské, koučovací, ale hlavně zkušenosti řady mých žáků, kteří zvládají a stíhají, samozřejmě dalece převyšují tuto“ e-knihu v kostce“. Budete-li toho všeho chtít využít ve svůj prospěch, věnujte, prosím, pozornost seznamu literatury na konci této e-knihy a dalším tipům na rozšíření, navíc nad tuto kostku.

Konkrétní příhoda na začátek – stíhající lékař

Můj osobní praktický lékař nemá s maily problém. Stíhá. Když jsem se ho ptal na jeho systém, popsal mi jej:

„Kontroluji své maily dvakrát denně – jednou před obědem, jednou asi  půl hodiny před koncem své pracovní směny. První, na co se dívám, je odesílatel. Pokud je to někdo z nejbližší rodiny nebo z okruhu asi sedmi, osmi mých nejbližších přátel a známých, má moje reakce největší prioritu. Odpovídám hned. Protože s těmito lidmi mám nepsanou domluvu, že oni zase mému mailu budou věnovat obdobnou rychlost a prioritu. Jak chci, aby se oni chovali ke mně, tak se já snažím chovat k nim. K té nepsané dohodě také patří, že si nebudeme mailovat zbytečně, ale jen tehdy, když je to opravdu zapotřebí.

Až ošetřím tuto nejvyšší prioritu, jedu po obrazovce počítače odshora dolů. Přiměřeně vyřizuji, deleguji, nechávám na později (spíše výjimečně), anebo odstraňuji. Věnuji se tomu jen do té míry, co v pohodě zvládnu. A zbytek – ten jde rovnou do odstraněné pošty.

A představ si, Davide, jen asi dvakrát do roka je z takovýchto odstraněných mailů nějaký více než nepatrný problém. Ovšem zatím vždy problém dobře zvládnutelný.“

Konec citátu.

No jo – máte pravdu: Soukromý lékař nemá žádné nadřízené (Mimo lékařské komory, kam však snad stačí jednou ročně včas poslat příspěvek.) Většina z vás však nadřízené má, je v dosti odlišné situaci.

Jedno velké poučení si však z doktorského příběhu vezmeme:  Pod každodenní tíhou mailů se hroutí především perfekcionisté, kteří chtějí mít všechno excelentně zvládnuto a nechtějí mít z nějakých zameškaných mailů ani ten sebemenší průšvih. Možná se jim to bude nějakou dobu dařit. Dařit se stále větším  vypětím, nervozitou. Se zanedbáváním osobního a rodinného života, když se nechají rušit pracovními maily i po pracovní době. Takto stále méně a méně výkonní budou však své mailové průšvihy jen o to více přivolávat. A dostaví se průšvih největší – vysoký krevní tlak, syndrom vyhoření, prostě stav „na psychiatra“, nářez, masakr, infarkt.

Vážení čtenáři, právě jste dočetli ukázku z knihy E-mail management.
Pokud se Vám líbila, celou knihu si můžete zakoupit v našem e-shopu.