Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy
Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Mojmír Král

Excel 2013

snadno a rychle

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Vydala Grada Publishing, a.s.
U Průhonu 22, 170 00 Praha 7
tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400
www.grada.cz
jako svou 5251. publikaci

Odpovědná redaktorka Zuzana Böhmová
Sazba Tomáš Brejcha
Počet stran 144
První vydání, Praha 2013

© Grada Publishing, a.s., 2013

V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků.

Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s.

ISBN 978-80-247-4726-2

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

E-knihu ve formátu EPUB vytvořil Petr Somogyi

ISBN 978-80-247-8655-1 (ve formátu PDF)
ISBN 978-80-247-8656-8 (ve formátu EPUB)

Úvod

Vážení čtenáři, byl jsem požádán vydavatelstvím Grada Publishing, a. s., o napsání této knihy. Jelikož mne psaní knih baví, a protože působím již dlouhou dobu také jako lektor počítačových kurzů (mezi něž patří namnoze i ty, které učí uživatele pracovat s programem Excel), uvítal jsem tuto nabídku a doufám i věřím, že kniha, kterou držíte ve svých rukou, vám bude dobrým pomocníkem při pronikání do tajů práce s programem Microsoft Excel 2013.

Aplikace Excel 2013 (dále také pouze Excel či program) je programem, který slouží především pro práci s tabulkami a který nám pomáhá zvládat převážně výpočty. Výstupem těchto výpočtů potom bývají různě upravené tabulky, případně různé typy grafů. Excel dále umí pracovat s celou řadou funkcí a, v neposlední řadě, i s databázovými tabulkami. A právě proto, že programy skupiny Office, a Excel v tomto směru není výjimkou, zvládají širokou škálu možností, mne mrzí, že (vzhledem k určení knihy) si z nich můžeme ukázat jenom část. Přesto věřím, že program i tato kniha vám budou skvělými pomocníky, a pomohou vám vyřešit mnohé (i pracovní) úkoly.

Rozhraní programu je uživatelsky velmi příjemné (byť jednodušší než v předchozích verzích) a intuitivní – věřím, že si na něj brzy zvyknete a budete ho často používat. Program Excel vám tak nabízí komfort ovládání, stále se zvyšující preciznost provedení a přitom jednoduchost použití.

Jednotlivé kapitoly

Z důvodů větší přehlednosti byla kniha rozčleněna do jednotlivých kapitol. Cílem je provést vás od samotného začátku práce s programem, až po vytvoření a vytištění dokumentu. Kapitoly jsou proto uspořádány v tomto pořadí, nicméně platí, že pokud některé z uvedených témat ovládáte, nemusíte se dané kapitole věnovat, ale můžete ji s klidným svědomím „přeskočit“ a věnovat se té kapitole, která je pro vás důležitější.

Jednotlivé kapitoly jsou uspořádány následně:

■Kapitola Seznámení s programem Microsoft Excel popisuje spuštění a ukončení chodu programu, jeho vzhled a nejdůležitější prvky. Naučíte se také pohybovat a označovat v souboru i na listu, stejně jako se dozvíte základní informace pro správnou tvorbu tabulky. A nepřijdete ani o informace týkající se práce s Nápovědou.

■Kapitola Práce se soubory se zabývá základními činnostmi při ukládání a otevírání jednotlivých souborů, podobně jako i jejich případným odstraněním.

■Kapitola pojmenovaná Zadávání dat ukazuje především různé možnosti při vkládání dat, ať již charakteru číselného či textového. Naučíte se zde (mj.) také jak se vytváří řady hodnot i další možnosti zápisu dat.

■Jednou z „nosných“ kapitol je kapitola Výpočty v Excelu. Zde se dozvíte, co činí Excel excelentním počtářem, a přijdete mu, doufám, na chuť. Popisuji v ní možnosti výpočtů jak pomocí funkcí, tak i pomocí vzorců, jejich kopírování či přesouvání, a také využití různé adresace buněk.

■Neméně důležitou je i kapitola Úpravy tabulek. Úprava tabulek musí být totiž nejenom estetická, ale i funkční (a naopak). V této kapitole má tedy své místo tzv. formátování (a to vč. podmíněného formátování), podobně jako vkládání/odstraňování sloupců a/nebo řádků.

■Kapitola Grafy nemohla být opomenuta, a svým zaměřením patří mezi kapitoly tzv. výstupní – ukazuje vám jednu z možností, jak z dat v tabulce vytvořit a posléze i upravit profesionálně vyhlížející graf.

■I kapitola Práce s listy má v této knize své místo. Jelikož sešit Excelu se skládá z listů, je nutné ovládat vkládání, kopírování, přesouvání, přejmenovávání, ale také odstraňování jednotlivých listů, případně i další práce s nimi (včetně tzv. propojování mezi listy).

■I kapitola Tisk pro vás může být velice důležitá. Tiskový výstup je totiž často požadovanou činností, a proto i nezbytným základem práce. Dozvíte se informace o předtiskové přípravě (úpravy sešitu před tiskem i s využitím náhledu) a také o vlastním tisku.

■Kapitola zvaná Nastavení programu vás provede základními nastaveními programu Excel, která byste měli učinit, pokud chcete, aby program fungoval k vaší spokojenosti.

■Kapitola Novinky uvádí alespoň ty nejdůležitější novinky programu Excel ve verzi 2013.

■A konečně, nezapomenu ani na kapitolu Literatura, kde uvedu přehled publikací, z nichž jsem čerpal své vědomosti, byť velkým zdrojem informací jsou pro mne patřičné webové stránky (jejichž tvůrcům tímto děkuji).

V některých místech knihy jsou také (pro snazší pochopení tématu) uvedeny příklady. Veškeré v nich uvedené údaje jsou fiktivní a jakákoliv podobnost s osobami žijícími je čistě náhodná.

Čeština a angličtina

V knize naleznete (kromě jiného) i popisy dialogových oken, jednotlivé nabídky, příkazy apod. Jelikož program můžete používat nejenom v českém, ale i v originálním anglickém jazykovém prostředí, je u jednotlivých popisů uvedeno jak české, tak i originální znění. Přesto, že by se některým čtenářům mohlo zdát, že se tímto kniha stává poněkud méně přehlednou, věříme, že si na tuto formu zvyknete a naopak oceníte, že nyní práci s programem zvládnete bez problémů i v jeho originálním provedení.

Ovládání počítače

Ještě dovětek k používaným pojmům:

■Pokud používám výraz „tlačítko myši“ bez bližšího určení, myslím tím vždy levé tlačítko myši; v případě, že chci, abyste něco udělali pravým tlačítkem myši, vždy to výslovně v textu zmiňuji.

■Pojem klepnout znamená jedno krátké, jemné zmáčknutí tlačítka myši; pojmem poklepat potom myslím dvakrát rychle zmáčknout tlačítko na myši. Pojmem táhnout vyjadřuji stav, kdy myší najedete na určité místo, zmáčknete a držíte příslušné tlačítko a za stálého držení tlačítka myši se posunete na jiné, konečné, místo. Tam potom tlačítko myši pustíte.

■Klávesové zkratky neboli kombinace kláves používáte tak, že prvně uvedené klávesy držíte a poslední z nich stisknete, tedy např. Shift + Ctrl + % znamená, že držíte klávesy Shift i Ctrl a stisknete klávesu %.

Přání a poděkování

Doufám, že vám kniha přinese potřebné informace^1 a že vám tak bude dostatečným pomocníkem při používání programu Microsoft Excel 2013, který vám bude vynikajícím prostředkem při řešení úkolů spojených s výpočty, grafy a podobnými činnostmi.

Nyní se již dejte do práce, a vězte: „I cesta dlouhá tisíc mil začíná prvním krokem.“ (čínské přísloví)

Chtěl bych poděkovat především mé mamince a mému strýci, kteří mne nesmírně podporují; bez jejich pomoci bych tuto knihu nikdy nenapsal.

Brno 20. dubna 2013

Ing. Mojmír Král

1Nemám příliš rád, když je v naučné literatuře namnoze používáno odkazů „viz dříve“ apod. Líbí se mi, když vše, co potřebuji, naleznu na jednom místě a nemusím neustále listovat knihou, ale vzhledem k určení publikace (a tím pádem k omezení jejího rozsahu) jsem se těchto odkazů, bohužel, nemohl vyvarovat.

1.Seznámení s programem Microsoft Excel 2013

Microsoft Excel je program, který je řazen do skupiny tzv. tabulkových kalkulátorů a je součástí nabídky Office firmy Microsoft Corporation. Nejspíše máte nainstalovanou českou jazykovou mutaci sady Office 2013, pokud byste měli verzi originální, potom vám tato publikace dává k dispozici příkazy i v angličtině.

Součástí sady Office je i více programů, podle zakoupené varianty může obsahovat i programy:

■Access 2013 – program pro tvorbu a správu databází.

■Excel 2013 – program pro práci s tabulkami (počítání, úpravy tabulek), ale i pro tvorbu grafů a práce s databázovými tabulkami atd. – viz dále, neboť právě tomuto programu je věnována tato publikace.

■OneNote 2013 – digitální poznámkový blok pro pořizování, uchovávání a sdílení všech druhů informací.

■Outlook 2013 – program pro elektronickou poštu a také jakýsi organizační manager (obsahuje totiž i kalendář, seznam kontaktů, úkolů, deník i poznámky).

■PowerPoint 2013 – program pro tvorbu prezentací, zejména dynamických.

■Project 2013 – nebývá přímou součástí sady Office, je programem pro vedení a správu projektů.

■Publisher 2013 – program pro snadnou tvorbu dokumentů určených zejména pro reklamní účely (tvorba letáků, pozvánek, diplomů, ale i brožur, navštívenek, blahopřání).

■Visio 2013 – program určený zejména pro tvorbu schémat a diagramů, taktéž nebývá součástí sady Office.

■Word 2013 – program, jehož základním úkolem je tvorba a úprava textů.

Novou sadu Office lze zakoupit jako předplatné verze Office 365 (Home Premium / Small Business Premium) nebo jako samostatné licence Office 2013:

■OfficeHome & Student2013 – jejich součástí jsou: Word, Excel, PowerPoint a OneNote.

■OfficeHome & Business2013 – kromě programů Word, Excel, PowerPoint a OneNote obsahují i Outlook.

■OfficeProfessional2013 – zahrnují Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook a také Access i Publisher.

Tato verze programu Excel je plně počeštěna a je pokračováním verze Excel 2010. Rozhraní programu je velmi uživatelsky příjemné (byť jednodušší než v předchozích verzích) a intuitivní. Věřím, že si na něj brzy zvyknete a budete je často používat. Program Excel vám tak nabízí komfort ovládání, stále se zvyšující preciznost provedení a přitom jednoduchost použití.

Obrázek č. 1.1: Skupina programů Microsoft Office v dlaždicovém zobrazení

1.1Spuštění a ukončení programu Excel

Je naprosto jasné, že úplně první dovedností, kterou musí každý uživatel programu splňovat, je umět program spustit a posléze ho i správně ukončit.

Nezapomeňte, že před ukončením chodu programu je nanejvýš vhodné rozpracované soubory uložit, čehož nejrychleji dosáhnete pomocí klávesové kombinace Ctrl+S.

1.1.1Spuštění programu

Spuštění programu je tou nejzákladnější dovedností. Programy sady Office 2013 mohou být nainstalovány na operačním systému Windows 7 nebo na nejnovějším operačním systému Windows 8, a podle toho jsou také k dispozici možnosti spouštění programu Excel:

■Windows7 obsahují i tlačítko Start^2, a tak můžete využít i této cesty:

a)program Excel již můžete vidět v hlavní nabídce tlačítka Start,

b)pokud program Excel nevidíte, můžete jej najít ve skupině programů Microsoft Office 2013,

c)rychlejší cestou, jak využít tlačítko Start, je situace, když po klepnutí na toto tlačítko napíšete název programu do hledacího řádku a systém za vás již najde vlastní program. Na jeho název, v horní části otevřeného okna, potom klepněte.

■Windows 8 nabízí i jiné možnosti:

a)nainstalované programy můžete mít umístěné i ve výchozím (dlaždicovém) zobrazení Start – stačí klepnout na ikonu programu (viz obr. č. 1.1),

b)rovnou napište Excel, Windows 8 vám zobrazení ikonu programu Word 2013 v horním levém rohu okna a program samotný spustíte klepnutím na tuto ikonu (viz obr. č. 1.2),

c)můžete používat i klasické zobrazení Pracovní plocha (Desktop), a pokud máte na ploše umístěnou ikonu zástupce programu, spustíte program Excel poklepáním na tuto ikonu zástupce (viz obr. č. 1.3),

d)máte-li ikonu zástupce programu na Hlavním panelu (Control Panel), potom stačí na tuto ikonu klepnout myší (viz obr. č. 1.3).

Obrázek č. 1.2: Možnosti spuštění programu Excel 2013 v zobrazení Start (Windows 8)

Obrázek č. 1.3: Možnosti spuštění programu Excel 2013 v zobrazení Pracovní plocha

Jak pracovat s operačním systémem Windows 8, a v této souvislosti jak umístit ikony zástupců v zobrazení Start či v zobrazení Pracovní plocha, vám nejlépe poradí kniha vydaná nakladatelstvím Grada: Král M. – Slavík P.: Windows 8, kompletní příručka, Grada, Praha, 2013.

1.1.2Ukončení programu

Ukončení práce s programem je také již dlouhodobě známou záležitostí:

■v nabídce Soubor (File) klepněte na příkaz Zavřít (Close), viz obr. č. 1.4,

■klepněte na tlačítko Zavřít (Close) v pravém horním rohu okna programu, viz obr. č. 1.5.

Obrázek č. 1.4: Nabídka Soubor; příkazy nabídky

Obrázek č. 1.5: Ovládací tlačítka programu Excel 2013

Práci se soubory se věnuje samostatná kapitola nazvaná (nikterak překvapivě) Práce se soubory.

Zavřít okno aktivního programu můžete i klávesovou kombinací Alt+F4.

1.2Všeobecný popis okna programu

Vzhled okna programu můžete do jisté míry přizpůsobit vlastním požadavkům, nicméně při prvním otevření okna programu může vypadat podobně jako to na obr. č. 1.6.

1.2.1Panel nástrojů Rychlý přístup

Panel nástrojů Rychlý přístup (Quick Access Toolbars) je malý panel nacházející se v levém horním rohu okna programu (viz obr. č. 1.7), který může obsahovat různé, vámi často používané příkazy (tlačítka). Ty základní přidáváte aktivací jednotlivých tlačítek, která uvidíte, pokud klepnete na šipku seznamu v pravé části panelu (viz obr. č. 1.7; dole).

Obrázek č. 1.6: Hlavní prvky okna programu Excel

Obrázek č. 1.7: Panel nástrojů Rychlý přístup a pás karet

Popis, jak upravit a nastavit panel nástrojů Rychlý přístup, naleznete v kapitole Nastavení programu (viz dále).

1.2.2Pás karet

Pás karet (Ribbon) je umístěn v horní části okna programu. Nástroje jsou na jednotlivých kartách setříděny do skupin = sekcí.

Jednotlivé „základní“ karty jsou:

■Domů (Home) – obsahuje základní nástroje a sekce pro úpravu písma, zarovnání, formátování buněk, vč. podmíněného formátování, a další nástroje.

■Vložení (Insert) – jak její název jasně napovídá, zde se nachází nástroje pro vkládání různých objektů. Vkládat můžete:

a)kontingenční tabulky (Pivot Table),

b)tabulky (Table),

c)obrázky (Pictures),

d)různé tvary (Shapes),

e)schémata, diagramy… (SmartArt),

f)snímky obrazovky (Screenshot),

g)grafy (Charts),

h)další objekty, jako např. hypertextové odkazy (Hyperlink), záhlaví (Header) a zápatí (Footer), textová pole (Text Box), ozdobné písmo (WordArt), rovnice (Equation) a symboly (Symbol).

■Rozložení stránky (Page Layout) – na této kartě se nachází nástroje pro nastavení stránky, rychlou úpravu barevného podání listu a stránky a další nástroje pro práci s jednotlivými objekty.

■Vzorce (Page Formulas) – uvedená karta slouží především ke vkládání funkcí potřebných při provádění výpočtů.

■Data (Data) – nástroje na této kartě se používají zejména pro práci s databázovými tabulkami (seřazování a filtrování).

■Revize (Review) – karta obsahuje nástroje pro vkládání komentářů a dále také nástroje pro ochranu listu a sešitu.

■Zobrazení (View) – na této kartě se vyskytují různé možnosti zobrazení souboru.

Kromě toho můžete vpravo od těchto základních karet vidět i kartu Vývojář (Developer), která slouží zejména programátorům znalým jazyka Visual Basic for Application. A dále, pokud budete mít na stránce vložen nějaký objekt (např. obrázek, klipart, graf atd.) a pokud tento objekt označíte (tj. bude aktivní), budete mít k dispozici tzv. místní, neboli kontextové karty. Jejich počet se různí, stejně tak jako se různí jejich zabarvení. Na těchto kartách se nachází nástroje pro úpravu označeného objektu (viz obr. č. 1.6).

Na každé jednotlivé kartě^3 můžete nalézt sekce (nebo také skupiny příkazů), ve kterých se nachází jednotlivé příkazy. Pokud u příkazu existuje „rozbalovací“ šipka seznamu, lze ji použít k získání nabídky dalších možností (viz obr. č. 1.8). Některé ze skupin příkazů také mohou obsahovat (v pravém dolním rohu) tlačítko zvané Spouštěč dialogového okna (viz obr. č. 1.8).

Obrázek č. 1.8: Spouštěč dialogového okna

1.2.3Řádek vzorců

Pod pásem karet se nachází Řádek vzorců (Formula Bar) – viz obr. č. 1.7. V jeho levé části je Pole názvů (Name Box), v němž můžete vidět (příp. zadávat) adresu buňky – viz obr. č. 1.9, na které se nacházíte, či jméno pojmenované oblasti buněk a nosnou dominantní částí je vlastní řádek vzorců.

Tlačítko Vložit funkci (Insert Function) mezi Polem názvů (Name Box) a Řádkem vzorců (Formula Bar) slouží k vyvolání nabídky funkcí (viz obr. č. 1.9).

Obrázek č.1.9: Řádek vzorců a Pole názvů

Řádek vzorců (Formula Bar) plní v programu několik funkcí:

■zobrazuje skutečný obsah buňky (viz obr. č. 1.9),

■lze v něm přímo zadávat data,

■umožňuje opravy v buňce.

Práci s funkcemi se věnuje kapitola Výpočty v Excelu (viz dále).

1.3Celková koncepce sešitu

Základním dokumentem v programu Excel je sešit (book). Každý sešit se skládá z jednotlivých listů (sheet); minimálním počtem listů v sešitu je jeden list, maximálně může sešit obsahovat až 255 listů.

Jednotlivé listy se skládají ze sloupců (column) a řádků (row). Sloupce jsou běžně označovány písmeny abecedy a jejich kombinací (A, B, C až Z, dále AA, AB, AC, …, XFD); k dispozici jich máte až 16 384, řádky označují čísla (od 1) a můžete jich využít až 1 048 576.

Na průsečíku sloupce a řádku leží buňka (cell). Buňka je základní stavební jednotkou a označuje se adresováním. Adresa buňky se skládá ze souřadnic sloupce a řádku, čili označení buňky potom vypadá např. takto: A1, XFD1048576 či H10.

Sloupce a řádky na listu zvýrazňuje mřížka. Tuto mřížku můžete vypnout (ve výchozím stavu je zapnuta), což bývá častou závěrečnou úpravou např. formulářů, příp. ji můžete pro aktivní list nechat zobrazit v jiné než výchozí barvě.

Zapnutí/vypnutí mřížky na listu provedete po klepnutí na nabídku Soubor (File) a dále na příkaz Možnosti (Options). Klepnutím aktivujte záložku Upřesnit (Advanced) a v pravé části dialogového okna se posuňte do sekce Zobrazit možnosti pro tento list (Display options for this worksheet). Jako předposlední položku vidíte Zobrazit mřížku (Show gridlines). Klepnutím ji deaktivujete (z výchozího stavu) a mřížka nebude vidět, naopak obsahuje-li položka „zatržítko“ (zvané též lidově „fajfka“) bude mřížka viditelná.

Barvu mřížky můžete také (pro aktivní list) nastavit v sekci Zobrazit možnosti pro tento list (Display options for this worksheet). Poslední položkou této sekce je totiž Barva mřížky (Gridline color) – chcete-li změnit výchozí šedou barvu, klepněte na šipku seznamu u tohoto políčka a z nabídky barev si už vyberete.

Všechny úpravy potvrdíte klepnutím na tlačítko OK.

1.4Pohyb a označování

Jednotlivé listy v Excelu jsou velmi rozsáhlé, vždyť list obsahuje 17 179 869 184 buněk. A zejména v případech tabulek s mnoha sloupci či řádky je bezproblémový pohyb mezi listy a po samotném listu naprostou nutností. Stejně tak označování buněk (pro budoucí úpravy) je nutno dokonale zvládnout.

1.4.1Pohyb po listu

Na jednotlivých listech se můžete pohybovat pomocí myši či prostřednictvím klávesnice.

Pohyb s využitím myši – najeďte myší na požadovanou buňku a klepnutím myší ji označte. Adresu buňky vidíte v Poli názvů (Name Box) v levém horním rohu obrazovky (viz obr. č. 1.9; vlevo).

Pohyb za pomoci klávesnice – k dispozici máte pohybové šipky (nahoru, dolů, doprava, doleva), dále klávesy Home, End, příp. PageUp a PageDown, či jejich kombinace:

■Ctrl+Home – pohyb na první buňku na listu (pokud nejsou ukotveny příčky),

■Ctrl+End – pohyb na poslední neprázdnou buňku na listu.

1.4.2Pohyb mezi listy

Pohyb po listech. Pro aktivaci jednotlivých listů v souboru můžete použít klepnutí myší či případně kombinaci kláves Ctrl+PageUp (pohyb na další list) / Ctrl+PageDown (pohyb na předchozí list).

Zobrazení listů. Pokud chcete listy vidět, můžete si pomoci šipkami v levém dolním rohu obrazovky: šipka doprava/doleva zobrazuje vždy další list vpravo/vlevo, šipka s čárkou doprava/doleva znamená zobrazení posledního/prvního listu (viz obr. č. 1.10).

Obrázek č. 1.10: Šipky pro zobrazování listů v sešitu

1.4.3Označování na listu

Označovat (pro budoucí úpravy a další práce) můžete jak jednotlivé buňky, tak celé oblasti buněk, příp. celý list. Označit také můžete souvislou nebo nesouvislou oblast buněk:

■Jednu buňku označíte klepnutím myší či tak, že na ni najedete pomocí některé z pohybových kláves.

■Pokud označíte výchozí buňku oblasti, podržíte klávesu Shift a použijete některou z pohybových kláves, označíte tzv. souvislou oblast. Souvislou oblast označíte také tak, že na výchozí buňku klepnete myší, podržíte klávesu Shift a poté klepnete na konečnou buňku v dané oblasti.

■Potřebujete-li označit tzv. nesouvislou oblast buněk, označte klepnutím či tažením myší první z výběru, poté držte klávesu Ctrl a dále klepáním či tažením myší označujte další požadované buňky (viz obr. č. 1.11).

■Celý list označíte buď klepnutím myší na označovač listu (vlevo od sloupce A a nahoře nad řádkem 1 – viz obr. č. 1.11), případně kombinací kláves Ctrl+A; ovšem musíte mít před tím označenou některou prázdnou buňku (mimo tabulku atd.) listu.

Označení celých sloupců. Označit celý sloupec můžete tak, že myší klepnete na jeho označení, tj. na příslušné písmeno abecedy. Více sloupců, coby souvislou oblast, potom označíte tažením myší; sloupce jako nesouvislou oblast označujete klepáním na záhlaví sloupce za držení klávesy Ctrl.

Označení celých řádků je podobné jako v předchozím odstavci – celý řádek vyberete klepnutím na jeho záhlaví (tj. na číslo označující řádek); souvislou oblast řádků označujete tažením myší, nesouvislou oblast opět klepáním myší na záhlaví řádků při současném držení klávesy Ctrl.

Obrázek č. 1.11: Nesouvislá oblast a místo pro označení celého listu

Označit zbytek sloupce od vybrané buňky můžete rychle pomocí kombinace kláves: Shift+Ctrl+patřičná pohybová šipka (viz následující příklad):

V rozsáhlé tabulce potřebujete označit vše od hlavičky dolů ve sloupci až po poslední údaj – označte proto výchozí buňku (buňku hlavičky sloupce tabulky) a zkuste klávesovou kombinaci Shift+Ctrl+Šipka Dolů. Analogicky označení celého řádku tabulky od jeho hlavičky uděláte tak, že klepnutím označíte nadpis řádku (tj. buňky hlavičky řádku) a poté použijete kombinaci kláves Shift+Ctrl+Šipka Doprava.

1.5Možnosti zobrazení sešitu

V sešitu programu Excel máte k dispozici různé možnosti zobrazení, přičemž každá z nich je vhodná pro odlišné způsoby práce. Je proto dobré se alespoň stručně seznámit s jejich přehledem i možnostmi použití. Všechny tyto varianty naleznete na kartě Zobrazení (View).

Zobrazení Normální (Normal) je nejčastěji používaným typem zobrazení pro všechny běžném práce a je to také výchozí zobrazení. Vidíte v něm jednotlivé listy, sloupce, řádky a buňky tak, jak je běžně popisuji při práci s programem (viz obr. č. 1.6).

Zobrazení Rozložení stránky (Page Layout) – viz obr. č. 1.12 – je zobrazení ukazující, jak budou stránky vypadat, budou-li vytištěny. Můžete v něm např. přidávat záhlaví či zápatí (o tom později) a klepnutím ve volném místě mezi stránky dojde k zobrazení více stránek.

Zobrazení Zobrazit konce stránek (Page Break Preview). Při tomto zobrazení je vidět pouze zaplněná část listu. Toto zobrazení slouží k možnosti dodatečného nastavení (posunu) konců stránek před vlastním tiskem a využívá se zejména při tisku rozsáhlých tabulek členěných do jednotlivých tematických celků, kdy by např. nadpis jednoho celku „vyšel“ na konec stránky a teprve na stránce další by pokračovaly příslušné výpočty. Proto je možné tažením myší za výraznou modrou čárkovanou čáru (ukazatel myši má nyní tvar dvojité šipky) posunout hranice tisku tak, aby na každé jednotlivé stránce bylo vše, co spolu souvisí (viz obr. č. 1.13).

Obrázek č. 1.12: Zobrazení Rozložení stránky

Obrázek č. 1.13: Zobrazení Zobrazit konce stránek

Porovnání souborů. Tento specifický typ zobrazení používáte zejména v případech, kdy je požadováno vidět vedle sebe (či pod sebou) dva otevřené soubory (nebo i více otevřených souborů) – např. při propojování buněk mezi soubory apod. (viz obr. č. 1.14). Postupujte takto:

1.Otevřete si potřebné soubory.

2.Na kartě Zobrazení (View), v sekci Okno (Windows) klepněte na tlačítko Uspořádat vše (Arrange All).

3.V dalším okně si potom vyberte způsob uspořádání souborů na monitoru; uspořádat soubory můžete např. Vodorovně (Horizontal) či Svisle (Vertical), příp. Kaskádově (Cascade) – zvolte podle své představy.

Obrázek č. 1.14: Zobrazení souborů Svisle vedle sebe

Zobrazení Náhled před tiskem (Print Preview) nemůže ve výčtu možností zobrazení chybět. Toto zobrazení, jak již jeho název napovídá, slouží k prohlédnutí rozložení prvků na stránce (a tudíž i pro kontrolu) před samotným tiskem. Zapínáte je pomocí nabídky Soubor (File) příkazem Vytisknout (Print) – viz obr. č. 1.4. Zpět se vracíte např. klávesou Esc.

Náhled před tiskem spustíte také kombinací kláves Ctrl+F2.

Více informací bude uvedeno v kapitole Tisk (viz dále).

1.6Metodika tvorby tabulek

Pochopitelně, že existuje více cest, jak dosáhnout požadovaného cíle, ale přesto vám radím, abyste své tabulky konstruovali pomocí následujícího doporučení:

1.Zadejte nejprve všechna známá vstupní data (kromě výjimek).

2.Proveďte potřebné výpočty.

3.Upravte tabulku.

4.Upravte list.

5.Proveďte další potřebné práce – konstrukce a úprava grafů a dalších objektů.

6.Tisk.

Zadání vstupních dat a základní doporučení pro konstrukci tabulky. Zápis hodnot – řádek 1 a sloupec A zůstávají prázdné; nadpis celé tabulky se umístí do buňky B2; řádek 3 se nechává volný; hlavička tabulky coby nadpisy sloupců se zapisuje do sloupce B a dalších, hlavička tabulky coby nadpisy řádků se zadává v řádku 4 a dalších; dále se vyplňují vstupní data.

Výpočty – použití funkcí a vytvoření i použití vzorců (existuje-li pro potřebný výpočet funkce, má se použít tato, a teprve není-li funkce k dispozici, je nutno sestavit vzorec).

Grafická úprava tabulky – platí dvě základní pravidla:

■Stejné věci se upravují stejně.

■Méně je někdy více.

Nadpis bývá nejčastěji uprostřed tabulky. Skládá-li se nadpis z více částí, upraví se tak, aby každá část tvořila logický celek. Nadpis začíná velkým písmenem.

Hlavička tabulky – zde platí, že se názvy sloupců píší v jednotném čísle a s počátečními velkými písmeny. Pokud se název sloupce dále rozpadá na více podnadpisů, mohou se tyto psát s počátečním malým písmenem, ovšem mají-li samostatný význam, pak se píší s počátečním velkým písmenem. Názvy řádků se píší obdobně jako názvy sloupců.

Ohraničení buněk – sloupce jsou od sebe odděleny ohraničující čarou, řádky bývají většinou odděleny také. Správná úprava: plná plynulá čára, podle okolností buď tenká (uvnitř) či silnější, „tlustší“ (vnější ohraničení).

Mají-li všechny veličiny v tabulce stejnou měrnou jednotku, uvádí se tato nad tabulkou uprostřed (pod nadpis) a do závorek (kulatých).

Vysvětlivky – mohou být uvedeny menším písmem v levém rohu pod tabulkou.

Datum vyhotovení – může být uvedeno menším písmem v pravém horním nebo levém dolním rohu.

Autor tabulky – vpravo, v případě uvedení i vedoucího je vedoucí uveden vlevo od autora; jméno zodpovědného pracovníka vpravo pod tabulkou.

Další pravidla:

■prázdné buňky by se v tabulce neměly vyskytovat;

■znak pro opakování, „stejnítko“ se v tabulce nedoporučuje používat (používají se pouze pro texty);

■chybějící či nedostupný údaj – píše se pomlčka;

■neznámý nebo nespolehlivý údaj – píše se tečka;

■údaje logicky nemožné se označují (ležatým) křížkem „×“ (kombinace kláves Alt+0215);

■rozsah číselných hodnot se píše „od“, „do“, „pod“, „nad“, popř. pomocí matematických symbolů => ≅ ÷ ≠ ≥ ≤;

■součty se uvádí textem „Celkem“, „Součet“, „Úhrnem“.

Hodnoty se zarovnávají stejně (pod sebou) – texty doleva, čísla doprava; čísla se formátují na stejný počet desetinných míst.

Výsledky se zvýrazňují tučným písmem, okrajové (pomocné, informativní) údaje raději o dva body menší velikostí písma; pro zvýraznění lze použít i podbarvení buněk.

Základní pravidla pro barevnou úpravu:

■Používat barvy v jejich přirozeném a vžitém smyslu (červená, zvláště ve finančních dokumentech, znamená vždy negativní; používá se tedy pouze ke zvýraznění negativních čísel, výsledků).

■Stejná barevná úprava všech dokumentů – není dobré mít dokumenty, které hýří různými typy písma a velikostmi. Špatně naformátované dokumenty barva ještě zhorší. Je vhodné zvolit barevný styl a tento používat ve všech dokumentech.

■Barevné logo – většina organizací používá ve svém logu alespoň jednu barvu. Toto výrazně posiluje image dokumentu (a samozřejmě firmy) v očích adresáta, zvláště jde-li o dodavatele nebo odběratele. Rovněž to ukazuje, že se autor nestydí za svoji práci či firmu, pro kterou pracuje, a váží si svých obchodních partnerů.

■Barevné pozadí není příliš vhodné (až na výjimky) – použití jakéhokoli pozadí vždy ztíží čitelnost textu (naše oči jsou zvyklé číst tmavý text na světlém podkladu, proto cokoli jiného, byť vypadá hezčeji, je obtížněji čitelné). Výjimku z tohoto pravidla tvoří prezentace promítané ve zpětném projektoru, kde je světlý text na tmavém pozadí lepší.

■Barvy v grafech – je nutná pečlivá volba; používat barvy, které jsou na první pohled rozdílné.

Všechny výše uvedená pravidla jsou pouze doporučení, v praxi vždy závisí na účelu tabulky a grafů, na tom, co hlavního chce autor vyjádřit, a na zvyklostech firmy^4 (dokumenty by měly mít jednotný vzhled podle firemních pravidel a zvyklostí).

1.7Nápověda

Tvůrci programu pamatují na „zmatené“ uživatele a snaží se uživateli, který se dostal do úzkých, pomáhat – a za tímto účelem vytvořili část nazvanou Nápověda (Microsoft Excel Help).

V Excelu 2013 tuto nápovědu naleznete jednak pod stejnojmenným tlačítkem (viz obr. č. 1.15) nebo nápovědu získáte stiskem funkční klávesy F1.

Obrázek č. 1.15: Nápověda programu Excel

Nápověda programu Excel. Použijete-li některou z výše uvedených cest, spustíte okno podle obr. č. 1.15. Jednotlivé sekce tohoto okna potom jsou:

■Oblíbená hledání (Popular searches) – nabízí položky, které jsou často předmětem hledání.

■Začínáme (Getting started). Zde si můžete prohlédnout Novinky programu (What’s New), potřebné Klávesové zkratky (Keyboard shortcuts) a je zde také Nabídka školení (Get free training).

■Nad rámec základních znalostí (Basic and beyond). Položky jako Základy práce s aplikací (Learn Excel basics), Použití aplikace Excel Web App (Use Excel Web App) a Tipy pro tablety (Tips for tablets) také mají uživateli pomoci při ovládání programu Excel.

■Odkaz více (more) nabízí možnost najít potřebné informace pomocí webu firmy Microsoft.

Vážení čtenáři, právě jste dočetli ukázku z knihy Excel 2013.
Pokud se Vám líbila, celou knihu si můžete zakoupit v našem e-shopu.